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人手不足が深刻化し、企業間の競争も激しくなっている社会において、業務効率化は企業が力を入れて取り組むべき課題のひとつです。業務効率化によって、企業はその価値を高めることができます。
業務効率化というワードは、近年ニュースやCMなどといったメディアでもよく耳にするようになりました。
では、この業務効率化は具体的にどのように進めていけばよいのでしょうか。
今回は、業務効率化の手順や具体的なアイデアについて詳しく解説していきます。
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業務効率化の重要性
現代社会は、多くの企業が深刻な人手不足という課題を抱えています。また、市場の競争も激化し、企業は競争に打ち勝つため、さまざまな方法で利益や企業価値を向上させなければなりません。
そこで重要になってくるのが、業務効率化。
業務効率化は、人手不足という課題解決に直結します。また、業務効率化によって企業利益を上げることも可能です。
業務効率化によって企業が得ることのできるメリットを見てみましょう。
・コスト削減
・企業利益アップ
・従業員のモチベーション向上
・生産性向上
現在よりも業務が効率的になれば、業務に必要な労力が減り、人的コストを下げることができます。これにより、企業は、コスト削減による利益アップや業務負担が減ることによる従業員のモチベーション向上を期待できます。
利益や従業員のモチベーションが上がれば、企業全体の生産性も向上。その企業は、高い利益を出し従業員満足度も高い企業として、市場競争力を高めることができます。
業務効率化の手順
業務を効率化したいと思っても、具体的にどう進めればいいかわからないという担当者は多いのではないでしょうか。業務効率化は、ステップごとに物事を明確化しながら、慎重に進めていくことが大切です。
ここでは、業務効率化の主な手順を5つに分けてご紹介します。
手順1：業務の現状を可視化、把握
業務効率化を進めるためには、まず業務の現状を把握する必要があります。現状の業務を洗い出し、「どのような業務を、誰が、どれくらいの時間をかけ、どのような流れで行っているのか」を可視化しましょう。
円滑に業務効率化を進めるには、ここで正確に現状業務を把握しておく必要があります。現場のヒアリングを交えながら、現状把握を行なってください。
手順2：業務の無駄・課題を洗い出す
業務の現状を可視化・把握できたら、そこから業務の無駄や課題を洗い出すステップに入ります。
各作業に対し、「なぜその作業が必要なのか」「なぜその作業に時間や人手を要しているのか」という目線を持ちながら、改善余地のある無駄や課題を見つけましょう。
この時、属人化してしまっている業務も課題として把握しておくようにしてください。
手順3：無駄・課題の改善アイデア出し、スケジュール策定
手順2で洗い出した無駄や課題に対する改善アイデアを出し、具体的な施策を詰めていきます。
作業の順番を変えたり、作業をまとめたり、なくしたりと、業務効率化のための施策を決め、実行スケジュールも策定していきましょう。
初めから無理に施策を詰め込むのではなく、まずはスモールスタートできるようなスケジュールにするのがおすすめです。
手順4：改善施策の実行
具体的な改善施策とスケジュールが決まったら、施策を実行に移します。
現場の混乱を避けるため、スモールスタートで施策を実行しましょう。
また、施策の実行にあたっては担当チームや担当者を明確にし、従業員のフォローも手厚く行うことが大切です。
手順5：改善策の効果を評価・改善
実行した施策による無駄・課題改善の効果を評価し、見直しを行います。
必要に応じて施策の改善を行い、PDCAサイクルを回していきます。
業務効率化のアイデアの出し方
業務効率化を目指して先述のような手順を踏んだ場合、つまずくのが「無駄・課題の改善アイデア出し」ではないでしょうか。現状の把握や無駄の洗い出しはスムーズに進められても、「どうすれば無駄・課題を改善し業務効率化を実現できるか」という点で、良いアイデアが出ないという声は、少なくありません。
業務効率化のアイデアを出すには、洗い出した作業やその課題に対し、下記のような視点を持つことが大切です。
・この作業をもっとシンプルにできないか（順番を変えたりまとめたり）
・この作業がないと困るか
・人の手が必要な作業か
・作業の工数と業務の成果は見合っているか
・こだわりすぎている作業はないか
また、次章では業務効率化に効果的な汎用性の高いアイデアをご紹介しています。こちらもアイデア出しの参考にしてみてください。
業務効率化のアイデア事例
ここからは、業務効率化に役立つ具体的なアイデアの事例を、個人に対するアイデアと企業全体に対するアイデアの2種に分けてご紹介しましょう。
個人のアイデア事例
個人の業務効率化は、組織全体の効率化にも有効です。まずは、個人に対する業務効率化のアイデア事例を3つ見ていきましょう。
①業務の見直し
業務を効率化させるには、まず現状の業務を見直すことが大切です。先ほどご紹介した手順のように、自身の抱える業務を可視化し、見直してみてください。
この作業では、「不要な業務はないか」「まとめられる業務はないか」「進め方を変えることで修正やミスを減らすことはできないか」「時間のかかっている業務をどうしたら時間短縮できるか」など、課題解決の視点を持つ必要があります。
毎日なんとなく進めている業務を見直し、効率的なやり方を模索しましょう。
②業務に優先順位をつける
業務を効率的に進めるには、抱えている業務を可視化し、それに優先順位をつける方法が効果的です。優先順位をつけることで「今やるべき業務」が明確になれば効率的に業務を進められ、やらなければならない業務がまだできていないという状況も避けることができます。
新しい業務が発生した時には、優先順位をつけ直すことも忘れずに！
③データの活用
全ての業務を一から行なっていたのでは、業務には膨大な時間と労力がかかってしまいます。
そこで活用したいのが、蓄積されてきたデータ。過去の事例や資料を活用することで作業時間を短縮できる業務は多いでしょう。
また、メールや資料作成においてはテンプレートを活用するのもおすすめです。
「データを活用して、業務や経営をより効率的にこなしたい」という方は、データドリブン経営とは？メリット・手順・支援ツールを紹介でも細かく解説していますので、ぜひご覧ください。
企業のアイデア事例
次に、企業に対する業務効率化のアイデア事例を4つ挙げていきます。
①ツールの導入
手作業による業務を自動化する業務ツールは、即効性の高い業務効率化手段です。
例えば、SFAツールやCRMツール、MAツールなどは営業やマーケティング業務を効率化しますし、データ入力などの単純作業はRPAツールが人に代わって担うことができます。会計ツールや税務ツールを導入すれば、複雑な経理業務もシンプルになり、業務の属人化も解消できるでしょう。
ツールの導入・運用には一定の費用がかかりますが、その効果は大きく、従業員の負担軽減にも効果的です。
②マニュアルの導入
業務効率化には、マニュアルの導入も有効です。
質の高いマニュアルを整備しておけば、マニュアルを参考に全ての従業員が全ての作業を最適なやり方で行えるようになり、業務は効率的に進められます。「担当者がいなければ業務を進められない」「この内容は担当者しかわからない」というような業務の属人化も解消でき、従業員全体の業務レベルも向上するでしょう。
また、マニュアルだけでなく、メールや資料、申請書類などのテンプレートも整備しておくと、それらを活用する従業員の業務をさらに効率化できます。
③人材の配置を見直す
人には、得意不得意があるもの。「ある作業のスピードは速いのに、別の作業は遅い」など、従業員によって業務のスピードや質は異なります。
そこで重要なのが、人材の配置です。企業は、従業員のスキルを把握した上で、適切な配置を行う必要があります。
従業員それぞれが適切に配置された企業では、そうでない場合と比べ、業務効率が格段に上がるでしょう。
④アウトソーシングの活用
人手不足が深刻であったり、定型的なノンコア業務がコア業務を圧迫したりしている場合には、アウトソーシングを活用するのもひとつの方法です。
アウトソーシングによって作業の工数を減らすことができれば、企業は人材をコア業務に集中させることができます。
まとめ
業務効率化の進め方とアイデアについてご紹介しました。
業務の効率化は、企業にとってはもちろん、従業員にとってもメリットとなります。
業務が効率的になることで負担が軽減され、残業も減れば、従業員はプライベートの時間をより充実させることができるようになるでしょう。こうして従業員の満足度が上がれば、企業に対するエンゲージメントは高まり、自然と企業価値も向上していきます。
業務効率化は、生産性向上や利益アップだけでなく、従業員からのエンゲージメントという点からも、企業価値を押し上げるのですね。
業務効率化の方法は多様で、企業によって適した方法は異なります。
まずは自社の現状を把握し、課題を洗い出すところから始めてみてください。
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