おすすめの労務管理システムを比較：選び方やメリットなども解説

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多岐にわたる労務管理業務を効率化させるには、労務管理システムの導入が効果的です。
しかし、労務管理システムには多くの種類があるため、どれを選べば良いのかわからないという方も多いでしょう。

そこで今回は、労務管理システムの選び方とおすすめのシステムについてご紹介し、その特徴を比較していきます。

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労務管理システムとは

従業員の労働に関する事を管理する業務を、労務管理と呼びます。具体的には、従業員の勤怠管理や給与計算、社会保険への加入手続き、税金関連の手続き等が、労務管理にあたります。

このような労務管理を効率化させるシステムが、労務管理システムです。このシステムでは、労務管理に必要なデータを管理し、必要な手続きをシステム上で完結することができます。
労務管理として行う業務は多岐にわたりますが、労務管理システムを活用すれば、それらをシステム上で一元管理することが可能になります。これにより、企業は業務効率化や担当者の負担軽減を目指すことができます。

労務管理システムの主な機能

労務管理システムの主要な機能を見てみましょう。

【入退社管理】
社会保険・雇用保険の資格取得（喪失）届、扶養控除等申告書等の書類の作成・提出
【雇用契約管理】
雇用契約書の作成・送付・締結
【給与明細】
給与明細や賞与明細、源泉徴収票等の発行
【年末調整】
年末調整関連書類の作成・提出
【従業員情報管理】
従業員の基本情報やマイナンバー情報の管理
【電子申請】
役所に提出する書類の電子申請

上記は基本機能として多くのシステムに搭載されているものですが、システムによって実際に搭載されている機能は異なります。
システム選定時には搭載機能をよく確認するようにしてください。

労務管理システム導入のメリット

労務管理システムの導入は、企業にとって大きなメリットとなります。労務業務の全体的な効率化により、担当者の負担を軽減したりコストを削減したりすることも可能でしょう。
ここでは、労務管理システムに期待できる具体的なメリットを3つご紹介します。

従業員情報の一元管理

従来、従業員の情報は紙で管理していました。しかし、基本情報や入退社時の情報、税金関連の情報等、全ての情報を紙の書類で管理するとなると、その量は膨大で、管理には手間がかかります。
また、さまざまなシステムに情報が散らばっている場合も同様です。このような場合、必要な情報を各システムから得る作業に時間がかかります。

労務管理システムでは、従業員に関する情報をシステム内で一元管理することができます。さらに他システムとの連携機能を使えば、管理できる情報の種類はさらに広がり、検索機能によって欲しいデータをすぐに手にすることができるようになります。
情報の管理を効率的に行えること、またデータを横断的に活用できることは、労務管理システム導入のメリットです。

書類作成の効率化

労務管理システムには、給与明細や年末調整書類等、労務関連書類の作成機能が備わっています。書類はデータを元に自動で作成されるため、書類作成業務は効率的になり、担当者の負担は軽減されます。

また労務管理システムには、書類作成のベースとなる氏名や連絡先、給与口座といった基本情報を従業員自らが入力する形式のものが多いです。これにより、転記ミスは起こりにくくなり、労務担当者の業務も削減することができます。

役所への書類提出を効率化

労務管理業務では、役所へ提出しなければならない書類を扱うこともよくあります。社会保険をはじめとした書類提出のため、役所やハローワークに足を運ぶことは、大きな手間でしょう。

労務管理システムには、役所への提出書類の電子申請に対応しているものも多くリリースされています。この機能を使えば、担当者は会社にいながら必要書類を役所に提出することができるようになります。

労務管理システムを選ぶ際のポイント

労務管理システムには多くの種類があり、導入時にはその中から自社に合うものを選ばなければなりません。
システムを選ぶ際に注目したいポイントは次の3つ。順に見ていきましょう。

目的に合った機能の有無

労務管理システムに搭載されている機能は、システムによって異なります。そのため、労務管理システム選定時には、その導入目的を明確にし、それに合った機能を持つものを選ばなければなりません。
例えば、社員情報の入力にかかる手間を削減したいのなら社員自らが自身の情報を入力できる機能のあるシステムを、役所への書類提出を効率化したいのであれば電子申請に対応するシステムを選ぶべきでしょう。また、費用を抑えることを重視するのであれば、基本機能のみの安価なシステムを選ぶというのもひとつの方法です。

システム選定においては、まずは「労務管理システムに求めること」を明確にし、その優先順位を決めることが大切です。それを元に、各システムの機能や条件を比較するようにしましょう。

他システムとの連携の可否

労務管理システムは、他システムとの連携させることでより効率的な運用が可能になります。例えば、給与計算システムや勤怠管理システムと労務管理システムが連携すれば、システム間でデータがシームレスに繋がり、給与明細の発行や年末調整の手続きといった労務事務はスムーズに進みます。

既存のシステムや導入予定のシステムがある場合には、そのシステムと導入する労務管理システム間での連携が可能かどうかよく確認するようにしてください。

サポートとセキュリティ

労務管理システム選定時には、サポートとセキュリティについても確認する必要があります。

ベンダーのサポートは、システム利用においてトラブルや不明点が発生した場合に役立ちます。時間や手段など、柔軟なサポート体制を構築しているシステムであれば、急ぎのトラブルも早期解決しやすいでしょう。

また、労務管理では個人情報を多数扱うため、強固なセキュリティ対策を実装しているシステムを選ぶことも重要です。どのようなセキュリティ対策が取られているか、必ず確認するようにしてください。

まとめ

業務効率化を目指すにあたって、労務管理システムの導入はひとつの手段です。システム導入によって労務業務が効率的になれば、人的コストを減らしたり人材をコア業務に集中させたりすることも可能になるでしょう。

ただしシステム選定にあたっては、各システムについてよく調べ、その内容を自社におけるシステム導入の目的と比較するようにしてください。目的に合ったシステムを選ぶことは、自社の課題解決に繋がります。

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おすすめの労務管理システムを比較：選び方やメリットなども解説

労務管理システムとは

労務管理システムの主な機能

労務管理システム導入のメリット

従業員情報の一元管理

書類作成の効率化

役所への書類提出を効率化

労務管理システムを選ぶ際のポイント

目的に合った機能の有無

他システムとの連携の可否

サポートとセキュリティ

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