受発注業務の課題とは？効率化する方法やメリットを解説

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受発注業務は、BtoBからインターネットショッピング、金融商品にいたるまで、あらゆる分野で必要となる業務です。
しかし、手順が多い受発注のフローは煩雑になりやすく、属人化やリソースの偏りも見られるなど、企業は受発注業務について多くの課題を抱えています。

この課題解決に効果的なのが、受発注業務の効率化です。効率化を進めれば、既存の課題は解決でき、企業はプラスアルファのメリットも得ることができます。
そこで今回は、受発注業務効率化の方法とメリットについてご紹介します。

受発注業務とは

企業が顧客からの注文を受け、その商品およびサービスを用意し、顧客の元へ届けるまでの一連の業務を、受発注業務と呼びます。

受発注業務は、受注業務と発注業務の2種に分けることができ、それぞれの主な業務は次のようになります。

これらの業務には相関関係があり、商品を注文した側は発注者、注文を受けた側は受注者になります。そして、「発注者側が見積もりを依頼すれば、受注者側が見積書を作成する」「受注者側が商品を納品して請求書を送付すれば、発注者側が商品を受け取り代金を支払う」といったように、それぞれが対応を行いながら、業務を進めていきます。

受発注業務の課題

受発注業務に関しては、多くの企業で次のような課題を抱えています。

業務フローが煩雑

前章でご紹介したように、受発注業務には多くのタスクがあります。そのため、どうしても業務フローが煩雑になりやすいのは、多くの企業が抱える課題でしょう。
受発注業務では各タスクを受注側と発注者が交互に進めることによって業務が完結するため、対応件数が増えるほど業務の煩雑さは増し、これが従業員の負担やミスに繋がる恐れがあります。

業務のミスや属人化が起こりやすい

電話やFAXで受注する、伝票を手書きする、受注内容を手入力するといったアナログな方法での受発注業務では、ヒューマンエラーが起こりやすくなります。
また、いつも同じ担当者が担当している取引先との受発注は属人化しやすく、これにより業務効率が低下することもあります。担当者が変わる度に、業務の引継ぎが増えてしまうという事態も起こりえます。

部署間・システムの連携ができていない

受発注には、営業や経理、在庫管理など部署の垣根を越えたやり取りが必要です。
しかし、部署の担当者やシステムの連携がうまくできておらず、受発注業務がスムーズに進んでいない場合があります。

リソースの分配が適切でない

受発注業務におけるリソースの分配が適切に行えていないことも、企業の課題でしょう。
受発注業務には多数のタスクがありますが、それぞれのタスクに最適なリソース分配を行わなくては、ある場所では人員が余っているのに必要な場所では人員が足りないというようなリソースの無駄遣いが起きてしまいます。

納品までに時間がかかる

上記のようなさまざまな課題によって業務効率が低下し起こるのが、納品までのスピード低下です。多くの顧客はなるべく早く納品してほしいと考えるもの。納品スピードが遅ければ、次の受注を逃し、企業の評価も下がる可能性があります。

受発注業務を効率化する方法

受発注業務を効率化するのに有効な3つの方法をご紹介します。これらの方法は、業務効率化だけでなく、先ほど挙げた課題解決にも効果的です。

①業務フローを見直す

受発注業務を効率化するためにまず大切なのが、業務フローを見直すことです。
多くのタスクがある受発注業務は、見えないところに無駄が発生しやすい傾向にあります。効率化推進のためには、この無駄をなくす必要があります。

業務フローの見直しにあたっては、まず業務を可視化することから始めましょう。業務内容やそれに伴うタスクを、現場の声を聞きながら可視化し、そこに無駄がないか確認します。非効率な方法は改善し、リソースの偏りもチェックしましょう。

見直しによって最適な業務フローの進め方を整えたら、それを社内で共有します。これにより、属人化を解消し、業務の標準化を進めることができます。

②受発注システムの導入

受発注システムとは、受発注における一連の業務を、自動的に電子上で進めることができるシステムのことです。
アナログな方法での受発注業務では、何度も伝票を作成したり手入力したりする手間がかかりますが、受発注システムを利用すればこれらの作業は自動化することができます。これにより、人的ミスは削減され、納品スピードも上がるでしょう。
また、他システムとのシームレスな連携によってお金と在庫を一元的に管理することもできるため、それまでの複雑な業務フローを整理・短縮することが可能になります。

ただし、古い受発注システムでは、業務効率化の十分な効果は得られません。既にシステム導入をしている場合でも、必ずその見直しを行うようにしましょう。

③アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、外部委託のこと。受発注業務のアウトソーシングを請け負う委託会社は少なくありません。アウトソーシングを利用し、自社のリソースを割かずに受発注業務を進めるというのも、業務効率化のためのひとつの方法でしょう。

ただし、アウトソーシングの活用にはコストがかかります。そのため、アウトソーシングによって得られる効率化とコストとの費用対効果をよく検討する必要はあるでしょう。

④RPAの導入

RPA（Robotic Process Automation）とは、ロボットによる業務の自動化のこと。ロボットが人に代わって、事前設定に基づいた業務を進めてくれるシステムです。RPAを導入すれば、業務が人的なミスなく正確に行えるようになり、人件費も減らすことができます。

受発注にもRPAを適用すれば、業務の効率化は大きく進むでしょう。

受発注業務を効率化するメリット

受発注業務の効率化は、既存の課題解決に効果的です。またそれだけではなく、企業に「コスト削減」や「生産性向上」、「売上アップ」などのメリットをもたらします。

コスト削減

受発注業務の効率化によって、業務の自動化およびリソースの最適な振り分けができるようになれば、それまでにかかっていた人件費を削減することができます。

また、リソースを別の業務に振り分け、力を入れたいコア業務に人員を重点的に割くことも可能になります。

生産性向上

煩雑なフローの中での手作業での伝票作成やシステム入力、また電話やFAXでの受発注は、ミスに繋がりやすく納品に時間がかかる点が大きな課題でした。
しかし、受発注業務の効率化によって煩雑なフローが見直され、受発注システムの導入が進めば、これらの課題は解決することができます。納品スピードが上がり、ミスに対する修正やクレーム対応も減って、結果として生産性向上が期待できます。

顧客満足度・売上アップ

ご紹介したように、受発注業務の効率化は、業務の質やスピードの向上に効果的です。速く、質の高い受発注業務によって顧客満足度が向上すれば、それは売上アップにも繋がるでしょう。
また、マルチチャネル対応の受発注システムを導入することで、販路の拡大を狙うことも可能です。

企業の評価や売上アップのためにも、受発注業務の効率化は重要なのです。

まとめ

受発注業務は、企業の売上や評価、顧客満足度にも関わる重要な業務です。業務が非効率で、ミスが多かったり納品スピードが遅かったりすれば、評価や顧客満足度は下がり、企業は次の受注の機会を喪失してしまいます。

受発注業務の効率化を進めることは、企業にとっても顧客にとっても、また従業員にとってもメリットとなります。
まずは業務フローを見直して無駄をなくし、システム導入や外部委託を検討して、受発注業務の最適化を目指しましょう。