ワークフローシステム21選を比較：選ぶ際のポイントも解説

こんにちは。新規事業の開発や既存業務の効率化などに使える補助金・助成金の無料診断 / 申請支援を行う『補助金サポート』を提供しているクラウド軍師運営チームです。

ワークフローとは、業務を進めるための一連の流れのこと。何かを進めるために「書類を作成し、それを責任者へ申請書として提出し、決済者から承認を得る」というような手続きも、これにあたります。

ワークフローは、対象業務によってその流れが異なります。そのためアナログな方法での管理は難しく、ルートの途中で停滞して時間のロスが起こりやすい点が大きな課題です。

この課題を解決するのが、ワークフローシステム。
今回は、ワークフロー管理を自動化するこのシステムに注目し、選び方のポイントやおすすめのシステムをご紹介します。

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ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

ワークフローシステムは多くのベンダーからリリースされており、製品ごとに特徴は大きく異なります。その中から自社に導入するシステムを選ぶ際には、必ず次のポイントに着目するようにしてください。

事前に上記の点で自社のニーズを明確にしておけば、システム選定をスムーズに進められます。

会社の規模に合っているか

会社の規模によって、ワークフローは異なります。
特に大手企業では、中小企業に比べ承認フローが複雑であったり細かなルールが設けられていたりすることも多いでしょう。さらに、セキュリティや内部統制の面でも、高い機能が必要になります。

そのため、ワークフローシステムの選定にあたっては、「自社の規模に合っているかどうか」が重要なポイントになります。
中小企業であれば基本機能のみのシンプルなものが運用しやすいでしょうし、大企業であれば複雑なワークフローやルールに対応する多機能なものが必要でしょう。

ワークフローシステムには「中小企業向け」「大企業向け」と対応規模を謳っているものもありますが、判断しにくい場合には、システムの導入実績から「どのような規模の会社で導入されているか」確認するようにしてください。

利用予定の業務範囲に対応可能か

ワークフローシステム導入にあたっては、利用する予定の業務範囲を明確にし、各システムがそれに対応可能かどうかも確認しておく必要があります。

承認フローが設定されている業務は、多岐にわたります。稟議を通すのにも、経費を申請するのにも、また休暇を申請するのにも、それぞれ申請から承認までのフローが設定されているでしょう。
しかし、ワークフローシステムによって、対応できる業務範囲は異なります。そのため、企業は「ワークフローシステムをどの業務範囲まで活用したいのか」明確にし、それに対応するシステムを選ばなければなりません。

企業によっては、経費精算システムで経費の申請を行なっていたり、勤怠管理システムで休暇申請を受け付けていたりすることもあるため、既存システムとの対応範囲の調整も必要でしょう。

また、ワークフローシステムには、既存システムとの連携によってより効率的に承認フローやその管理を行えるものも多いです。よって、既存システムとの連携の可否やそれにより拡張される機能についても、よく確認しておくようにしてください。

利用予定の申請書やルートに対応可能か

システム選びでは、対応する業務範囲だけでなく、「利用したい申請書や承認ルートへの対応の可否」についても確認しておかなければなりません。
システムによって、用意されているテンプレートの種類やWord・Excelなどによる既存申請書の取り込みの可否、作成できる承認ルートは異なります。自社のニーズに合った申請書・承認ルートに対応するシステムでなければ、希望通りの運用はできません。

特に、ルート設定の自由度には注目しておいた方が良いでしょう。複雑なルートや臨機応変な要求に対応できるものであれば、汎用性が高く、より多くの場面で活用できます。

直感的な操作が可能か

ワークフローシステムを主に使用するのは、会社の従業員です。従業員達は、日々の業務をこなしながら、システムを利用していくことになります。
そこで重要になるのが、「システムの使いやすさ」です。

多くの従業員が使うワークフローシステムは、直感的な操作ができる使いやすいものが理想。説明書を読まなければ操作がわからないようなシステムでは、申請ひとつに大きな手間がかかり、業務が圧迫されてしまいます。
従業員の負担を軽減するためにも、また現場での積極的なシステム活用を促進するためにも、システムの使いやすさは重要なポイントです。

とはいえ、システムの使い心地は実際に利用してみなければわかりません。多くのシステムには無料トライアルが用意されているため、まずはこれを利用し、実際の使い心地を確かめるようにしましょう。

また、使いやすさを向上させるために、サポート体制の手厚さやマルチデバイス対応についても確認しておくと良いですね。

中小企業におすすめのワークフローシステムを比較

ここからは、具体的な製品を挙げ、その特徴を比較していきます。
まずご紹介するのは、中小企業におすすめの5つのシステムです。

各システムについて詳しく見ていきましょう。

①ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、シリーズ累計導入実績15万社超のワークフローシステム。効率性の高いシステム設計で、申請・承認にかかる時間をそれまでの3分の1に削減できます。

このシステムは、使いやすさを重視したUIが魅力。直感的に操作できる設計で、初期設定も申請書の作成も時間をかけずに行えます。
機能はシンプルですが、カスタマイズ自由なフォーマットであらゆる申請書に対応でき、複雑な承認ルートにも対応します。
また、自動制御機能により記入漏れやミスを防ぐこともできます。

中小企業なら、ユーザー1名につき月額300円〜使用可能。機能制限有りの無料プランも用意されています。

②X-point Cloud

X-point Cloudは、11年連続国内シェアNo.1のクラウド型ワークフローシステム。ノーコードで申請・承認フローの電子化を実現します。

このシステムの特徴は、紙の帳票をイメージして設計されていること。そのため、申請・承認フローを紙から移行しても、それまでと同じような感覚でフローを進めることができます。
決済はワンクリックでOKで、面倒な作業はなし。停滞しがちな意思決定のスピードを上げることが可能です。
高度な集計機能や内部統制機能、セキュリティ機能も搭載されています。

また、クラウドタイプのこのシステムではコストを抑えることが可能。スタンダードプランでユーザー1名につき月額500円〜と、中小企業も導入しやすい価格設定となっています。
もちろん、30日間の無料トライアルも有り。

③承認TIME

承認TIMEは、柔軟でシームレスな申請・承認作業を実現するワークフローシステム。中小規模の多くの企業に導入されています。

クラウド型のこのシステムでは、インターネット環境とデバイスさえあれば、いつでもどこからでも申請・承認が行えます。利用にあたって複雑な設定は必要ありません。マウス操作だけで簡単に文書の作成ができます。
また、文書フォームや承認ルート設定の自由度が高いのも特徴。企業ニーズに合ったワークフローを構築できます。
書類の回覧にも利用可能で、複数言語、マルチデバイスにも対応します。

承認TIMEは、ユーザー1名につき月額300円から利用可能。初期費用や保守費用は不要で、リーズナブルな運用が叶います。

④Gluegent Flow

Gluegent Flowは、誰もが簡単に使いこなすことのできるワークフローシステムです。GoogleワークスペースやMicrosoft365などと連携し、効率的な申請・承認業務をサポートします。

このシステムは、管理・運用に伴う企業の負担を低減させるよう設計されています。例えば、組織管理を楽にするグループウェアとの連携や紙と変わらない直感的な操作を叶えるUI、通知機能の充実など。
サポート体制も整備されており、システム利用に慣れていない企業でも安心して運用することができます。
電子契約システムとの連携でペーパーレス化推進にも○。

Gluegent Flowの利用料金は、ユーザー1名につき月額300円から。無料デモも用意されています。

⑤ActionPassport

ActionPassportは、中堅企業向けのワークフローシステム。既存のExcelファイルを取り込んで帳票を作成し、これまでと変わらない使い勝手でフローを進めることができます。

ActionPassportの大きな特徴のひとつが、データセンター運用のプロが提供するシステムならではの強固なセキュリティです。24時間サービスを有人監視し、ワークフローの過程で扱われる重要な情報を守ります。

また、豊富なメニューで柔軟なシステム構築が可能。拡張性にも優れているため、複雑な企業ニーズにも対応することができます。
基本機能はシンプルで使いやすく、ディスク容量は無制限なので、保管する書類の容量を気にする必要もありません。

ActionPassportの月額利用料金は、1ユーザーあたり500円から。

大企業におすすめのワークフローシステム

次にご紹介するのは、次の5つのワークフローシステムです。

大規模運用に対応するこれらのシステムは、大企業での導入がおすすめです。
各システムの特徴を詳しくご説明します。

①MAJOR FLOW Z FORM

MAJOR FLOW Z FORMは、多様な機能によって紙の申請書類の課題を解決し、申請・承認作業をスムーズにするワークフローシステムです。

柔軟にワークフローを構築できるだけでなく、承認ステイタスの種類も豊富で、あらゆるシーンに対応できます。
また、承認・申請の状況の可視化はもちろん、内容のチェックもシステムが実行。入力・集計・収集をIT化し、ミスや漏れをなくしてフローをスムーズに進めます。

業務ごとに書類を分類できるトレイ機能や申請書セクションごとのアクセス制御機能、必要書類の自動判定機能など、あると便利な機能は多数。

クラウド版とパッケージ版があり、クラウド版の場合、初期費用別月額30,000円から導入可能です。

②SmartDB

SmartDBは、業務プロセスの完全デジタル化を実現する大企業向けのプラットフォーム。ワークフロー機能とデータベース機能を備えています。

このシステムは、大企業ならではの複雑なワークフローに対応。承認ルートは自由自在に設定でき、複数の担当者間での並列承認や別フローとの連携も可能です。状況に合わせてルート変更ができるので、突発的な事象にも速やかに対応できます。

フロー設定や入力フォームは柔軟性が高いものの、権限制御の面では堅牢性を保持。ユーザーの立場ごと、業務シーンごとに権限設定ができます。
証跡やログも細かく残す内部統制機能にも優れ、テンプレートも豊富。さらにAPIを用いた高度連携にも対応しています。

料金プランは要問い合わせ。

③AgileWorks

AgileWorksは、「変化に強い」ワークフローシステム。大企業の複雑な組織改変や業務変更にも、優れた拡張性と柔軟性で対応します。
組織設定はノーコードの簡単な作業で行えるため、頻繁な変更に伴う管理者の負担を軽減することができます。

またこのシステムは、システム連携にも強く、人事システムや会計システム、グループウェアともスムーズに連携させることが可能。シームレスな情報連携で、作業の効率性を向上させることができます。

テレワーク促進や統一的な書類管理にも役立つ機能を搭載するAgileWorksは、スタンダードプランで月額360,000円（初期費用別）から利用できます。

④kickflow

kickflowは、稟議・承認にかかる時間や組織図管理にかかるコストの削減に効果的なワークフローシステムです。
クラウド型の運用の楽さはそのままに、高い柔軟性を備えるこのシステムは、チャット連携・スマホ対応によるスピーディーな稟議承認を実現。渋滞しがちなフローをスムーズに流し、業務効率化をサポートします。

組織図や権限の管理には柔軟に対応し、どれも簡単な操作で実行可能。管理にかかる手間とコストを削減できます。

多様なAPI・Webhookにも対応。
人事から経理、総務、営業まで、あらゆる部署で利用可能です。

料金プランは要問い合わせ。

⑤楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは、ITトレンドのワークフロー大規模部門でGOOD PRODUCT賞に輝いた電子承認・決済システム。
ブラウザとマウス操作のみで簡単にワークフローを立ち上げることができます。
申請フォームも簡単に作成可能。フォームの自動作成やExcel帳票の取り込みにも対応しています。

このシステムでは、大企業にありがちな複雑で他部門にまたがるワークフローを簡単な操作で定義することができます。組織管理は各部門で行えるため、人事異動に伴う変更作業に担当者が追われることもありません。
人事システムや経理システムなどさまざまなシステムを統合し、ワークフローの基盤として活用することも可能です。

クラウド版は基本料金10,000円（月額、初期費用別）、1ユーザーあたり500円（月額）から利用できます。

Excelとの連携に優れたワークフローシステムを比較

ワークフローシステムの中には、Excelとの連携に優れているものも。代表的なものが、以下の6つです。

順に特徴をご説明します。

①コラボフロー

コラボフローは幅広い業界・業種で導入されている顧客満足度の高いクラウド型ワークフローシステム。導入と運用の簡単さが、その魅力です。

導入にあたって専門的な知識やソフトは不要。Excelで作成した帳票をそのままシステム内の申請フォームに変換できるため、それまでの紙の帳票と変わらない感覚で、申請・承認作業をデジタル化できます。
フォームのデザインもExcelから行えて自由自在。ルート設定もパズル感覚で簡単に進められるので、システム利用に慣れていない人でもスムーズに運用を行えます。

Officeやkintoneなど、主要な他ツールとも連携可能。
30日間の無料トライアルが用意されています。

②Create!Webフロー

Create!Webフローは、紙での申請・承認・決済業務をシステム上にそのまま移した感覚で利用できるワークフローシステムです。製造から金融、官公庁まで幅広い業種で導入され、特に中堅企業において高い顧客満足度を誇ります。

このシステムでは、ExcelやWord、PDFで作成した既存の申請書をインポートし、申請フォームを作成することが可能です。
また、大量の添付書類や申請内容によって変わる複雑な承認ルートにも対応。申請・承認が行われた時には担当者にメールで通知がいくので、時間をロスせずスピーディーに意思決定を進められます。

自動監視や暗号化、二要素認証などセキュリティ強度も高く、サポートも充実。
クラウド版なら1ユーザー月額500円〜利用できます。無料トライアル有り。

③HUEワークフロー

HUEワークフローは、優れたカスタマイズ性とリーズナブルさが特徴。申請・承認作業を効率化し、作業にかかる時間の短縮を目指せます。

導入は最短10分で完了。複雑な操作は不要で、ドラッグ&ドロップで簡単に設定を行うことができます。既存の申請書を取り込めるため、一からフォームを作成する必要もありません。
UIはスタイリッシュでシンプル。視認性と操作性に優れているため、誰でも快適に利用できます。

また、他システムと連携すれば、申請・承認の関連作業まで自動化することが可能。入力の自動サポート機能や部門別管理機能、コミュニケーション機能など機能も豊富です。

利用料は1ユーザー月額300円〜。30日間の無料トライアルも利用できます。

④ワークフローEX

ワークフローEXは、とにかくExcelとの親和性が高いワークフローシステム。Excelの申請書をそのままワークフローに載せて、申請・承認を進めることができます。

このシステムでは、そもそもの入力画面がExcelそのまま。使い慣れた操作感で入力できる点が魅力です。
申請はドラッグ&ドロップで簡単に実行できるため、システム利用に手間はかかりません。

申請・承認の進捗は可視化され、文書類もデータで適切に保管することが可能。承認の必要がない文書回覧にも利用できます。
また、権限設定や改ざん防止機能など、内部統制に有効な機能も搭載されています。

オンプレミス版とクラウド版有り。費用は要問い合わせ。

⑤Styleflow

Styleflowは、従業員数が数人規模から数万人規模まで広く対応するワークフローシステム。インフラ、金融、物流と、多様な業種で選ばれています。

このシステムの操作性はシンプルで簡単。ExcelやWordなどの既存書式も引き継ぎ、そのまま申請フォームへと変換することができます。そのため、システムを導入しても操作に迷うことはありません。
一方で機能は充実しており、柔軟なルート設定が可能です。

マルチデバイス対応でいつでもどこでも承認ルートを進められ、チャットツールとの連携でリアルタイムの通知も受け取り可能。
月額費用は1ユーザー300円〜とリーズナブルで、無料トライアルも用意されています。

⑥AppRemo

AppRemoは、申請・承認業務の課題を解決するワークフローシステム。

AppRemoでは、申請フォームはExcelで作成します。そのため、新しく操作方法を覚える必要はなく、担当者は今までと同じようにシステムを利用することができます。
他の操作も直感的に行えるため、マニュアルを確認する手間は不要。
マルチデバイス対応かつ内部統制機能も充実しているので、テレワーク促進にも役立ちます。

申請・承認の進捗は一目で把握でき、申請内容の不明点はチャット機能でリアルタイムに確認することが可能。これにより、承認ルート途中での停滞をなくし、スピーディーに作業を進めることができます。

20名までなら、ずっと無料で利用できるフリープラン有り。

バックオフィス業務一体型のワークフローシステムを比較

ワークフローだけでなく、バックオフィス業務にも対応するシステムには、次のような製品があります。

詳しく見ていきましょう。

①バクラク申請

バクラク申請は、経理分野に特化したワークフローシステム。
経費関連の申請・承認作業に対応するだけでなく、その関連作業にも役立つ機能が多数搭載されています。例えば、領収書の一括読み取り機能やミス防止機能、交通経路検索機能など。

また、会計ソフトと連携して自動仕訳を行うことも、給与ソフトへ取り込むための従業員ごとの振込データを出力することもできるなど、他ソフトとの連携でより柔軟な活用が可能です。

月額費用は20,000円〜。

②TeamSpirit

TeamSpiritは、勤怠管理・工数管理・経費精算・電子稟議・プロジェクト原価管理などバックオフィス業務を統合したプラットフォーム。ベンチャーから大手まで幅広い規模の企業で利用されています。

このシステムでは、既存の稟議書を電子データとして一元管理することが可能。多様な管理機能を持つシステムだからこそ、経費やプロジェクトのデータと連携した稟議作成が叶います。
電子稟議機能はシンプル。運用にあたって特別な準備は不要です。

月額費用は50ライセンスで30,000円〜。

ワークフロー機能のあるグループウェアを比較

最後に、ワークフロー機能が搭載されているグループウェアを3種ご紹介します。

それぞれの特徴について確認していきましょう。

①ArielAirOne

ArielAirOneは、「Activity Assistance（行動支援）」をコンセプトとするグループウェア。コラボレーションやコミュニケーションを促進し、組織全体のパフォーマンスアップをサポートします。

このグループウェアでは、スケジュール管理やタスク管理、会議室などあらかじめ用意されている基本機能をベースに、企業・組織・個人単位で追加の機能設定が可能。オールインワンパッケージなので、機能を追加しても新たなシステム構築や管理は必要ありません。
柔軟なアクセス権限の設定が可能で、内部統制にも役立ちます。

また、同シリーズのシステムを利用すれば、機能を拡張しワークフローを開発することも可能。あらゆる管理作業をArielAirOneに一本化できます。

利用料金は要問い合わせ。

②サイボウズ Office

サイボウズOfficeは、国内の中小企業に向けたグループウェア。チーム力を強化する機能と簡単でラクな操作感が特徴です。

このグループウェアには、スケジュールやファイル管理、掲示板、メッセージをはじめとした基本機能のひとつとして、ワークフロー機能を搭載。
この機能はシンプルなインターフェイスで使いやすく、申請フォームの作成も簡単な作業で行えます。また、申請・承認のステータスも一目でわかるよう表示されます。

サイボウズOfficeはサポートやセミナーも充実しているので、初めてのグループウェア導入でも安心。効果的な運用が叶います。
月額料金は1ユーザー500円から。30日間の無料トライアルも用意されています。

③Garoon

Garoonも、サイボウズが提供するグループウェアのひとつ。10人〜数万人まで幅広い規模での利用に対応する国産システムです。

このシステムでは、必要な機能がワンパッケージ化されています。ワークフロー機能も用意されており、申請・承認作業のペーパーレス化、意思決定の効率化を実現します。
申請フォームはあらかじめ用意されているため、目的に合ったフォームを選ぶだけで簡単に申請手続きは完了。サンプルフォームは60種以上用意されています。

kintoneやMicrosoft365など主要なツールと連携して、データをシームレスに繋ぐことも可能です。

クラウド版とパッケージ版の用意があり、クラウド版の場合300ユーザーまでなら、1ユーザーあたりの月額料金は845円〜。無料トライアル有り。

まとめ

ワークフローシステムは、組織内の意思決定のスピードを向上させるツールです。また、近年のシステムにはミスを予防したり内部統制を推進したりする機能も搭載されているため、健全な申請・承認作業の実現にもワークフローシステムは有効でしょう。

ただし、このシステムは種類が多く、製品によって特徴が大きく異なります。導入時には、自社に合った製品を慎重に見極め、なるべく無料プランやトライアルプランを利用し、実際の使い心地を確かめるようにしましょう。

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