在宅勤務のサボりを防止する対策は？企業におすすめの方法を詳しく解説

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2020年の新型コロナウイルスの流行により、在宅勤務（テレワーク）を導入する企業が増えました。
柔軟な働き方ができる在宅勤務は、感染防止だけでなく、社員のワークライフバランス向上にも一役買っています。

しかしその一方で、在宅勤務には問題もあります。
そのひとつが、社員のサボりが発生しやすいことです。在宅勤務をしている社員の業務効率が低下する例は、決して少なくはありません。

そこで今回は、在宅勤務におけるサボりを防止するための対策について詳しくご紹介します。

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在宅勤務はサボりやすいのか？

ビジネスコラボレーションツールを提供する株式会社ヌーラボでは、2020年11月にテレワークとサボりの関係性についてのアンケートを実施しました。
そのアンケートの「オフィス勤務とテレワークでは、どちらの場合によりサボってしまうか」という質問について、次のような結果が出されています。

問：回答者自身がどちらの環境でよりサボってしまうか

テレワークの方がオフィス勤務よりもサボってしまいやすいと答えた人はどの年代でも多く、特に20代・30代の若い世代ではその傾向が顕著でした。
また、テレワークのサボりについては、次のようなアンケート結果も出されています。

問：チームメンバーや上司・部下から『サボっている』と思われているのではないか、とストレスを感じているか

この結果からは、特に若い世代において、テレワークをする際に「他の社員からサボっていると思われているのでは」という不安から、ストレスを感じている人が多いとわかります。

このように、テレワーク、つまり在宅勤務は、オフィスよりもサボりが生じやすく、またその特性によるストレスを社員に与えることも多いのです。

在宅勤務がサボりを生む原因

在宅勤務がサボりを生む大きな原因としては、次の3点が挙げられます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

仕事に集中できる環境が整っていない

在宅勤務では、オフィス同様に仕事に集中できる環境を作るのが困難です。在宅勤務中の自宅に仕事専用の部屋がなかったり周りに家族がいたりするという人は多いでしょう。
そのような状況下では周りのことが気になって仕事に集中できず、サボりが発生しやすくなってしまいます。

プライベートとの切り分けが困難

プライベートな場所でもある自宅での勤務は、仕事とプライベートの切り分けが難しく、これがサボりに繋がる恐れがあります。

仕事中であるにも関わらず、家事や配達の受け取りに気を取られたり、休憩してしまったりして、業務効率を低下させてしまう例は少なくありません。
また逆に、自宅だからと就業時間を大きく超過して仕事を続けてしまう人もいます。

このように、仕事とプライベートを同じ場所で両立するとなると、その完全な切り分けは困難で、それぞれがそれぞれの時間を侵食してしまう可能性があります。

会社側から業務の実態を把握しにくい

在宅勤務では、その業務の実態を会社側が監視し続けることはできません。つまり、社員がサボっていても、会社側にはそれがわからないことが多いのです。

オフィスのように会社や他の社員からの目が気にならない状態では、人はつい気が緩み、仕事をサボりやすくなってしまいます。

過度な監視は逆効果？休憩や中抜けを認めることも重要

在宅勤務での運営に不慣れな企業では、社員がサボってしまうのではないかと疑ってしまう場合もあるでしょう。そこで、社員の仕事ぶりを管理・監視したくなる企業も多いはず。

一方で、在宅勤務の場合は仕事とプライベートの切り分けが困難である点など、仕事に集中できない環境の社員も多いです。一時的にでも子供の面倒を見る時間が入ったり、配達の受け取りなどで仕事を中断せざるを得ないこともあるでしょう。こうした断続的な邪魔からストレスを抱え、仕事に集中できないのであれば、思い切って休憩を挟むほうが生産性の向上を期待できます。

実際に、一部の企業では、メリハリを意識した「スイッチワーク」を推奨しています。スイッチワークとは、短時間の集中した仕事と休憩や家事を交互に行う切り替えを意識した働き方です。

そもそも、出社と在宅では働き方が根本的に違うため、その違いを認識し、独自に合わせた働き方を検討することも重要です。

在宅勤務のサボりを防止する6つの対策

サボりが発生しやすい在宅勤務では、それを防止するための対策が必要です。具体的な対策としては、次のようなものが有効です。

各対策について詳しくご説明します。

【対策①】「ジョブ型」の雇用形態へ変更する

従来の日本では、入社後の仕事内容を確定しない「メンバーシップ型雇用」が一般的でした。
しかしこの雇用形態では、各社員の担う仕事の範囲が明確でなく、仕事が偏ったり評価が曖昧であったりするため、在宅勤務のサボりも発生しやすくなります。

そこで近年では、特定の仕事内容に対して人材を募集する「ジョブ型雇用」に注目が集まっています。
この雇用形態は、その社員が担当する仕事の範囲が明確になっているのが特徴です。在宅勤務中でもそれぞれの社員が行わなければならない仕事範囲はきっちり決まっており、その評価は成果物をもとに行われるため、手を抜くことはできません。
このような特徴から、ジョブ型雇用はメンバーシップ型雇用に比べ在宅勤務中のサボりが発生しにくい傾向にあります。在宅勤務の定着を見据え、雇用形態をジョブ型に変更する企業も増えています。

【対策②】一日の成果の報告を義務付ける

在宅勤務では、毎日の成果報告が必須です。
会社側が各社員に対し「今日1日でどんな作業をし、どこまで仕事が進んだか」を詳しく報告する義務を設けることで、社員には報告に値する仕事を行わなければならないという意識が芽生え、サボりを防止できます。

また、成果報告は会社による仕事の実態・進捗把握にも効果的です。これにより、上司による各社員のマネジメントも行いやすくなります。

【対策③】コミュニケーションがとりやすい環境づくりをする

在宅勤務では、オフィス勤務のようにコミュニケーションを取ることができません。コミュニケーションが低下すると、社員間での監視機能は働きにくくなり、サボりも発生しやすくなります。

よって、在宅勤務では密にコミュニケーションを取れる環境づくりが重要です。チャットツールやグループウェア、情報供給ツールなど、Webツールを積極的に活用し、積極的なコミュニケーションを促すことで、サボりは発生しにくくなります。

【対策④】進捗状況を可視化・共有できるクラウドを導入する

進捗状況を可視化し、チームで共有できるツールの活用も、サボリ防止には効果的です。SFAやタスク管理ツール、プロジェクト管理ツールなと、仕事の進捗の可視化・共有に対応するツールは多数リリースされています。
特にクラウドツールは、場所や時間に制限なく利用できるため、在宅勤務での活用に便利です。

このようなツールは、在宅勤務における会議室のような役割を担います。これを活用することで、離れた場所で仕事をしていても、一人一人の状況がリアルタイムで把握でき、アドバイスやサポートをし合うことも可能になります。
進捗を共有することで社員同士の監視機能が働けば、在宅勤務のサボりは生じにくくなるでしょう。

【対策⑤】評価基準を仕事の成果にする

仕事の実態を把握しにくい在宅勤務では、評価基準が曖昧で、適切な評価が行われない可能性があります。適切な評価が為されない状況では、サボりは増え、また社員のモチベーションも下がってしまいます。

この課題解決に有効なのが、仕事の成果を評価基準に設定すること。ジョブ型雇用でよく見られるように、成果物を評価対象とすれば、社員は求められている成果に向けて仕事をするようになります。また、そのモチベーションを上げるには、評価基準を明確に数値化しておくことも重要でしょう。

従来のように労働時間を主要な評価基準に設定してしまうと、社員はだらだらとサボりながら仕事をしてしまいやすくなります。しかし、成果物を評価基準にすれば、社員は時間にとらわれず効率的に仕事を進めるようになり、業務効率化も目指せます。

【対策⑥】勤務時間のルールを改める

在宅勤務における勤務時間については、明確にルールづけしておく必要があります。また、就業時間だけでなく休憩時間や休日についてもルールを作り、それをもとに在宅勤務を進めてもらうようにしましょう。

現在の日本では、勤怠管理システムなどを用い、決められた勤務時間をきっちりこなしてもらうというのが一般的です。
しかし、サボり防止や業務効率化、ワークライフバランス向上を意識するなら、仕事量に合わせて勤務時間を柔軟に変更できるフレックスタイム制を導入するのもひとつの方法でしょう。この制度下では、自分の仕事が早く終われば終業できるため、社員はだらだらとサボることなく、仕事を効率的に進めるようになります。

まとめ

在宅勤務によるサボりの発生は、業務効率低下やコストアップに繋がる大きな課題です。
この課題を解決するには、サボりが発生しにくい制度・環境づくりが重要です。そのためには、ツール活用やルール整備はもちろんのこと、採用や評価に関する体制の変更も検討する必要があるでしょう。

在宅勤務は、今後標準的な働き方のひとつになると考えられます。その中で業務効率を維持・向上させていくため、会社は新しい仕組みづくりに取り組んでいく必要があります。

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