おすすめのナレッジ共有ツールを比較：メリットや選定ポイント等も解説。

こんにちは。新規事業の開発や既存業務の効率化などに使える補助金・助成金の無料診断 / 申請支援を行う『補助金サポート』を提供しているクラウド軍師運営チームです。

ナレッジマネジメントには、ナレッジ共有ツールの活用が効果的です。
このツールは、効率的なナレッジ共有を叶えるもの。FAQやマニュアル、SNSなど、ツール内の多様な機能で、柔軟なナレッジ共有を実現します。

しかし、ナレッジ共有ツールにはさまざまな種類があります。「どれを選べばいいかわからない」と、その選定に頭を抱えているご担当者もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、ナレッジ共有ツールの選び方を解説した上で、実際にリリースされているツールを比較していきます。ツール選びに是非お役立てください。

ナレッジ共有ツールとは

ナレッジ共有ツールとは、ナレッジを社内外の人と効率的に共有するためのツールです。

ナレッジを共有することで、業務やコミュニケーションは円滑になります。例えば、ある社員が得た有益な経験を社内全体に共有すれば、その社員だけでなく社員全員が、その情報を業務に活かすことができるようになります。

このように、ナレッジ共有により業務改善や生産性向上を測るような施策は、ナレッジマネジメントと呼ばれます。
つまり、ナレッジ共有を効率的にするナレッジ共有ツールは、ナレッジマネジメントをサポートするツールなのです。

ナレッジ共有ツール導入のメリット

ナレッジ共有ツールの導入には、複数のメリットが期待できます。主なメリットを確認していきましょう。

ひとりひとりの社員が持つノウハウは業務にとって非常に重要ですが、人に伝えたり教えたりすることは難しく、共有しにくいという問題点があります。
しかし、ナレッジ共有ツールではそのノウハウを言語化し、ナレッジという形にして、ツール内に保管していきます。これにより、企業は社員のノウハウを企業の知的財産として、蓄積していくことが可能になります。

また、このツールがあれば、業務でわからないことが発生しても、すぐにツールで調べることができます。人に聞く手間や属人化リスクもなくなり、業務効率化および標準化は大きく進むでしょう。
さらに、顧客に対して全ての社員が統一的な対応を行うことも可能になり、これは顧客満足度向上にも繋がります。

ナレッジ共有ツールの種類

ナレッジ共有ツールとしてリリースされているツールは、多数存在します。
しかし、これらは全て同じ機能を有しているわけではありません。ツールによって、搭載している機能や特化している機能は異なります。

機能で見ると、ナレッジ共有ツールは、大きく次の5つの種類に分けることができます。

このように、一言でナレッジ共有ツールと言っても、その種類は複数あります。一つのツールで複数の種類の役割をこなすものも多いため、明確な種類分けは困難だとも言えるでしょう。

目的やニーズによって導入すべきツールの種類は異なります。よって、事前に導入目的とツールに搭載されている機能が合っているか、よく確認しておくことが大切です。

ナレッジ共有ツールの選定ポイント

導入するナレッジ共有ツールは、慎重に選定しなければなりません。
ここでは、ナレッジ共有ツールを選定する際に注目すべき4つのポイントをご紹介します。まずはツールに対する自社の目的とニーズを明確にしておき、それをもとに各ツールにおける下記のポイントを確認すると良いでしょう。

機能

前述の通り、ツールごとに搭載されている機能は異なります。機能によって、ヘルプデスクに特化したものも、業務プロセスの共有に特化したものも存在します。

機能の確認は、ツール選定の基本。必ず、ツールの機能は確認し、目的やニーズを実現させられる機能が搭載されているツールを選ぶようにしてください。

操作性

操作性に優れたツールを選ぶことも重要なポイントです。操作が簡単で使いやすいツールであれば、従業員は積極的にツールを活用し、十分な業務改善や効率化が見込めるでしょう。

一方、操作性が悪いツールは、導入してもやがて使われなくなってしまう恐れがあります。

料金プラン

ツールの利用には、料金がかかります。
ナレッジ共有ツールは、日々の業務の中で多くのナレッジを蓄積し業務に役立てていくものなので、長期運用が基本。予算と比較し、長期運用可能な料金プランを選ぶことが大切です。

セキュリティ

ナレッジ共有ツールには、多くの重要な情報を保管することになります。その中には、外部に漏らしてはいけない機密情報もあるでしょう。

情報を脅威から守るためには、強固なセキュリティを施してあるツールを選ぶ必要があります。どのような対策がしてあるか、事前によく確認してください。

おすすめのナレッジ共有ツールを比較

最後に、おすすめのナレッジ共有ツールを6つご紹介し、その特徴を比較していきます。

Note PM

Note PMは、社内Wikiを主要機能に据えたナレッジ共有ツールです。使いやすさが高く評価され、5,000社以上の企業に導入されています。

社員が書き込んだ情報が蓄積されていくこのツールには、高機能エディタやテンプレが完備されています。情報を書き込みやすく、検索機能にも優れていることから、情報を提供する人も情報を見る人も快適に使用できます。

コメント機能やいいね機能、チャット連携などコミュニケーション機能も豊富。
社内マニュアル作成から社内報作成、コールセンターでの活用、クリニックでの活用などマルチに使えるツールです。
参考：https://notepm.jp/

kintone

サイボウズのkintoneは、業務に必要な情報を一元管理できるナレッジ共有ツール。ツール内にデータを蓄積し、その情報を可視化します。
蓄積した情報から必要なものを選択して、集計・グラフ化することもできるため、経営戦略の策定にも役立ちます。

それぞれのデータに対しては、指示やコメントを書き込むことが可能。ナレッジ活用だけではなく、テレワーク中の業務指示にも活用できます。

100種類以上あるアプリを選択して必要な機能を追加したり、それらを連携したりすることで、オリジナルのツールを構築できる点も魅力です。
参考：https://kintone.cybozu.co.jp/

Dropbox Business

Dropbox Businessは、オンライン上にファイルを保存し、共有できるツールです。オンラインストレージとして知られるツールですが、情報共有が可能な点ではナレッジ共有ツールだとも言えるでしょう。

Dropbox Businessは、ただファイルを保存できるだけでなく、Google ドキュメントやスプレッドシート、Microsoft Office ファイルなどの他ツールに直接アクセスし、共同編集することが可能です。日々の業務で使用するツールがシームレスに繋がることで、効率的な情報共有が叶います。

安全性も高く、重要な情報の保存にも向いています。
参考：https://www.dropbox.com/ja/business

Confluence

Confluenceは、チームでの共同作業に便利なオンラインワークスペース。蓄積したナレッジを情報として共有したり、プロジェクトを進めたり、コミュニケーションを取ったりと、ツールを会社や会議室のように使うことができます。

あらゆる場所からあらゆるデバイスで活用することができるため、生産性の向上を図ることも可能です。
参考：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

esa

esaは、「情報を、育てたい。」をコンセプトにしたナレッジ共有ツール。最初から完璧を目指さず、不完全な情報も公開して、チーム全員で随時更新や整理を重ねていくという珍しい形式のツールです。

みんなで情報を育てることは、情報の厚みを増したり方向性を共有したりする点でも効果的。チームワーク向上にも役立ちます。
また、不完全でもOKというルールがあることで、書き手のハードルは下がり、積極的なナレッジ共有も期待できます。

シンプルな機能故の使いやすさも○。
参考：https://esa.io/

Talknote

Talknoteは、情報の蓄積、コミュニケーションの活性化、理念・文化醸成の促進を実現するカルチャーマネジメントツール。ノート形式で情報をメンバーと共有し、それをナレッジとして蓄積することができます。
メッセージ機能やスタンプ機能は、気軽なコミュニケーションに有効。コミュニケーションを活性化し、より良いナレッジ共有を目指せます。

また、対従業員の分析機能にも長けており、各従業員の組織・仕事への関心度や積極性を測るアクションリズム解析や社員の仕事状況を把握するオーバーワーク検知を行うことも可能。マネジメントにも役立つツールです。
参考：https://talknote.com/

まとめ

近年、各企業では業務の効率化が喫緊の課題とされています。ナレッジ共有ツールは、問い合わせ対応の削減や属人化解消など、あらゆる面から業務の効率化を促進します。
また、このツールでは、社員ひとりひとりが持つノウハウを、ナレッジとして蓄積することも可能。蓄積されたナレッジは、企業にとって重要な財産となるでしょう。

ただし、ナレッジ共有ツールによるメリットを得るには、自社に合ったツールを導入することが大切です。今回ご紹介したポイントやツールを参考に、自社の目的やニーズを叶えるツールを選ぶようにしてください。