発注業務を効率化するメリット・方法とは？システムの選定ポイントも解説

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発注は、企業経営を支える重要な業務のひとつ。発注業務がうまく行えていないと、適正在庫を維持できず、企業は過剰な在庫を抱えてしまったり販売機会を喪失してしまったりする可能性があります。

発注業務を適切に行い適正在庫を維持するには、発注業務の効率化が有効です。
そこで今回は、発注業務の効率化について、そのメリットや方法、効率化のためのシステム選定について詳しく解説します。

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発注業務の課題

多くの企業に見られる発注業務の課題には、次のようなものがあります。

これらの課題は発注業務を非効率にし、従業員や企業の負担を増やしてしまいます。

作業工程が多い

発注内容の確認や検品、書類作成、支払いなど、発注業務には作業工程が多く、それが他の業務を圧迫してしまうことがあります。
特に発注業務をアナログな方法で行なっている場合の作業量は多く、発注に時間がかかり、担当者は大きな負担を強いられます。

人的ミスの発生

発注業務については、人的ミスが起こりやすいのも課題です。例えば、発注内容のミスや発注に関する書類のミス、発注の重複や失念など。
発注先や発注数によっては、ちょっとしたミスが大きなミスに繋がることも考えられるため、企業はミスが起こりにくい環境に整備する必要があります。

作業の属人化

属人化とは、「ある業務について特定の人だけしか理解していない・内容ややり方がわからない状態」のこと。作業の属人化は、作業効率を下げ、不正の起こりやすい環境を作ってしまいます。

発注業務についても、「得意先A社の発注は〇〇さんが必ず担当する」「 B社から『いつも通りで』と発注を受け、いつもの担当者しか対応できない」というような属人化は起こりやすく、これは発注業務の効率を下げる要因のひとつになっています。

他部署・システムとの連携不足

発注業務は、発注担当者だけでなく、営業部や経理部、在庫管理部、販売管理部など、他部署との連携の上、実行するものです。そのため、部署間の連携がスムーズにいかなければ、発注業務もスムーズに進みません。

また、発注システムと販売管理システム、会計システムなどが連携されていないと、入力や確認の工数が増えて作業がスムーズに進まず、ミスも増えてしまう恐れがあります。

発注業務を効率化するメリット

では、発注業務を効率化すればどのようなメリットを得られるでしょうか。考えられるメリットには、次のようなものがあります。

発注業務の効率化は、よくある発注業務の課題解決に効果的です。

発注作業のスピードアップ

発注作業を効率化させ、無駄な工程をなくしたり一部工程を自動化したりすれば、発注作業はよりスムーズに、スピード感を持って行えるようになります。必要なときに必要な分だけ納品されることで、適正な在庫管理も行えるようになります。

コスト削減

発注業務が効率化できれば、発注業務に必要な人員や時間は減ります。企業は、それまで発注業務に割いていた人的リソースを減らして、人件費を削減させることができます。これは、残業代の削減にも効果的でしょう。
また、発注を担当していた人員を他の業務に移し、コア業務により力を入れることも可能になります。これにより、企業としての生産性向上が期待できます。

従業員の負担削減

アナログで非効率な発注業務による従業員の負担は、効率化によって軽減されます。効率化により、余裕を持って業務に取り組めたり残業が減ったりするようになれば、従業員満足度は向上し、従業員の仕事に対するモチベーションも上がるでしょう。従業員のモチベーションは仕事の質にも繋がるため、それを高い水準で維持することは、企業にとって重要です。

人的ミスの削減

アナログ作業では、どうしても人的ミスが発生きます。しかし、発注業務の効率化のため、システムやロボットを活用し、自動化を進めれば、ミスは起こりにくくなります。
これにより、ミスによって生じる損失のリスクは低減され、クレームや誤発注の修正対応にかける時間も少なくなります。

属人化解消

業務の効率化には、業務の標準化が効果的です。業務の最適な進め方を決めてそれを社内で共有すれば、誰もが業務を最適なやり方で進めることができるようになります。席を外している担当者しか発注内容がわからず、業務を進められないということもなくなるでしょう。

このように、業務効率化の一環として業務の標準化が進めば、属人化は解消されていきます。

発注業務を効率化する方法

ここからは、発注業務を効率化する方法について見ていきましょう。

業務フローの可視化・見直し

発注業務を効率化させるには、業務の無駄をなくさなければなりません。そのため、まずは業務の無駄を見つける必要があります。

無駄を見つけるためには、まず発注業務の中で行われている作業を洗い出し、可視化する方法が有効です。可視化した作業手順や作業内容を見直して無駄を排除し、最適な方法を標準として設定しましょう。

システム導入

業務効率化には、システム導入が欠かせません。受発注システムを導入すれば、自動化できる作業は増え、発注数の管理や取引先の管理、書類作成などの作業をより正確に速く行えるようになります。

既にシステムを導入している場合でも、古いシステムでは十分な効果を得られない可能性があります。そのため、場合によってはシステムの置き換えも検討しましょう。

おすすめの受発注システムは「受発注システムを比較：機能や導入メリット等も併せて解説」で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

アウトソーシングの活用

発注業務が他の業務を圧迫してしまっているような場合であれば、発注業務自体をアウトソーシングするというのもひとつの方法です。外部業者に発注業務を任せれば、自社の社員を発注業務に割く必要はなくなり、コア業務にリソースを集中させることが可能になります。

アウトソーシングについては、コストや柔軟な対応という点での課題もありますが、費用対効果を考えた上で検討すると良いでしょう。

発注業務を効率化するシステムの選定ポイント

前述の通り、発注業務を効率化するには、受発注システムの導入が効果的です。
ただし、受発注システムには様々な種類があり、どのシステムを選ぶかによって期待できる効果は異なります。

受発注システム選定時に、特によく確認しておく必要があるのは、次のポイントです。

これらのポイントのどれかが欠けていると、システムは活用しにくく、効率化の効果も十分に得られません。システム選定の際には、各システムの上記ポイントを確認・比較し、自社のニーズに合ったものを選ぶようにしましょう。

まとめ

発注業務の効率化は、現状の課題解決に効果的です。発注に関する課題解決は、企業にとっても従業員にとってもメリットになります。
効率化を進める際に大切なのが、まず最初に業務フローを見直すこと。現場の声を聞きながらフローを正確に把握し、無駄や問題を洗い出して、そこからそれらを解決するための具体的な手段の選定に移りましょう。

業務の生産性を高め企業を成長させるためには、発注業務の効率化が欠かせません。発注業務に課題を抱えている企業は、効率化による課題解決を検討してみてはいかがでしょうか。

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