ファイルの保管・共有に役立つオンラインストレージは、既に多くの企業、または個人に利用されています。
その中でも今回ご紹介したいのは、法人向けのオンラインストレージについてです。法人向けの オンラインストレージは、業務を効率的で柔軟なものにしてくれますが、その選定にはいくつかのポイントがあります。ポイントを押さえて選定することで、企業は自社のニーズに合ったストレージを導入することができます。

そこで今回は、法人向けオンラインストレージの選定ポイントについてご説明します。おすすめのサービスもご紹介するので、サービス選定の参考にしてください。

オンラインストレージとは

オンラインストレージ(クラウドストレージ)とは、インターネット上にデータを保管できるサービスのことです。ユーザーは、インターネット上のストレージ(保管場所)にアクセスすることで、ファイルや画像を保存したり、共有したりすることができます。

オンラインストレージでは、自動で保存や同期が行われるため、保管したデータを常に最新の状態に保つことができます。そのため、複数人でのデータの共有や共同作業に用いられることが多く、テレワークにもよく利用されます。

法人向けオンラインストレージのメリット

法人向けオンラインストレージには、次のようなメリットが期待できます。

・柔軟な利用が可能
・データ共有がしやすい
・大きな容量のデータをやり取りしやすい
・セキュリティの確保
・BCP対策

順にご説明します。

柔軟な利用が可能

オンラインストレージは、柔軟に利用できる点が大きな魅力です。オンライン上でデータを保管するため、インターネット環境と端末さえあれば、いつでもどこからでもどの端末からでもデータにアクセスすることができます。
この仕組みはテレワークの導入にも役立ち、コロナ禍におけるテレワークでは実際に多くの企業で活用されました。

ファイル共有がしやすい

ファイルをメールやUSBでやり取りするには、手間がかかります。それが大人数での共有であれば、尚更でしょう。また、修正を加えるたびにファイルを送り直さなければなりません。
オンラインストレージを使えば、ストレージにアップロードしたファイルにそれを必要とする人がアクセスするだけで、簡単にファイル共有が完了します。わざわざひとりひとりに添付・送信する必要はありません。

リアルタイムでの共有ができるため、複数人での共同作業もしやすく、テレワークにも有効です。

大きな容量のデータをやり取りしやすい

メールでのやり取りだと、大きな容量のデータが送れないことがあります。
しかし、オンラインストレージでは容量を気にする必要はありません。大きなデータもスムーズに共有できます。

セキュリティの確保

有料の法人向けオンラインストレージは、無料のオンラインストレージに比べ、セキュリティが強固になっています。サービスによって内容は異なりますが、二段階認証やデータ暗号化、ログ取得などがその例です。
法人で扱う情報は重要性が高いものが多いため、セキュリティを確保するためにも、個人向けでなく、必ず法人向けのストレージを選択するようにしてください。

また、規模の大きなユーザー数に対応しているのも、法人向けストレージならではでしょう。

BCP対策

BCP対策とは、災害などの非常事態が発生した時に、被害を抑えながら事業を継続するための対策のことです。

オンラインストレージに保管されたデータは、地震や火災といった災害で物理的にシステムが故障したとしても、ほとんど影響を受けません。インターネット環境と端末さえあればどこからでもデータにアクセスできるため、会社が被災したとしても、社外から業務を継続することが可能です。

法人向けオンラインストレージを選ぶ際のポイント

法人向けオンラインストレージには、多くの種類があります。どれを導入するか検討する際には、次のポイントを確認するようにしてください。

・機能
・データ容量、速度
・料金
・操作性
・セキュリティ
・サポート体制

これらのポイントにおいて、自社のストレージに対するニーズとマッチするものを選択しましょう。

機能

オンラインストレージの機能で確認しておきたいのは、データ保管機能だけではありません。管理機能やセキュリティ機能などの付随機能にも注目する必要があります。
サービスやプランによって機能は異なるので、よく比較検討するようにしてください。

データ容量

オンラインストレージに保管できる容量も、サービスやプランによって異なります。業務や使い方によって必要な容量には差がありますが、十分なデータを保管できるよう、データ容量には余裕を持っておいた方が良いでしょう。
また、容量の拡張の可否についても確認しておいてください。

料金

個人での利用の場合、無料のオンラインストレージを利用している方も多いでしょう。しかし、法人向けのものは有料サービスがほとんどです。毎月利用料が発生し、その金額はサービスやプランによって異なります。
オンラインストレージ導入時には、長期運用を前提に料金をよく確認しておきましょう。

操作性

サービスによって、オンラインストレージの操作性には違いがあります。操作性が低いとせっかく導入しても活用されなくなってしまう可能性があるため、導入前にはトライアルプランなどを利用して操作性を確認するようにしてください。

セキュリティ

安心してオンラインストレージを利用するためには、強固なセキュリティを持つサービスを選ぶことが大切です。インターネット上にデータを保管することには一定のリスクがあるためです。
サービス選定時には、どのようなセキュリティ対策が取られているかチェックするようにしましょう。

サポート体制

オンラインストレージについて不明点やトラブルが生じた時に役立つのが、サービス提供者によるサポートです。導入前後のサポートが手厚いサービスを選ぶことで、万が一のトラブル発生時にも速やかな解決を目指せます。

おすすめの法人向けオンラインストレージサービス

最後に、おすすめの法人向けオンラインストレージサービスを5つご紹介します。

Dropbox Business

Dropbox Businessは、世界中のチームに活用される法人向けオンラインストレージです。
直感的な操作ができ、ストレスなくデータの保管・共有ができる点が魅力なこのサービスでは、相手がDropboxアカウントを持っていなくても、リンク共有によるデータ送信が可能です。
権限の付与も細かく設定でき、セキュリティの堅牢性も高いことから、重要なデータの保管に安心して利用することができます。
端末を紛失した場合には、遠隔操作でその端末からデータを削除できるため、万が一にも備えられます。

Google Drive

Google Driveは、Google WorkspaceのアプリケーションとしてGoogleが提供するビジネス向けのオンラインストレージです。その特徴は、ストレージのサイズを柔軟にカスタムできること。常に容量に余裕を持つことができます。

また、AIによる重要ファイルの予測・表示が可能であるため、素早くファイルにアクセスすることが可能。
権限の設定や期限設定など、共有ファイルの管理機能も充実しています。

OneDrive for Business

Microsoftが提供するオンラインストレージOneDriveのビジネス版です。

WordやExcel、PowerPointなど、業務でよく利用するファイルを共有しやすいのが、OneDriveの特徴。これらのツールを複数人で利用しながら、リアルタイムかつシームレスにデータを共有できます。

専用のモバイルアプリもリリースされているためスマートフォンからもアクセスしやすく、柔軟なデータ活用が可能です。
セキュリティにも優れ、ミスやサイバー攻撃によりファイルが消失した場合でも、簡単なプロセスでファイルを回復させることができます。

Box

高度で優れたセキュリティや脅威検知、情報ガバナンス機能を備えるBoxは、個人・チーム・外部などどんな場合でも柔軟で便利に使えるオンラインストレージ。『最高クラスのセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスの提供』を謳うサービスです。

Boxでは、Zoom、Slack、Microsoft 365、Google Workspaceなど1,500以上のアプリと連携ができるため、スムーズなデータ共有が可能です。
マルチデバイス対応で、操作性も高く、誰にでも使いやすいサービスです。

セキュアSAMBA

中小企業に支持を集めるセキュアSAMBAは、使いやすさとセキュリティに強みを持つオンラインストレージ。

ブラウザからだけでなく、デスクトップアプリからも利用でき、シンプルな操作でデータの保管・共有が叶います。導入前はもちろん導入後も24時間365日サポートを受けられる他、二段階認証や暗号化をはじめとしたセキュリティ対策も整っています。

細かなアクセス権限の設定ができる点も特徴で、社内外で権限を別に付与できるため、取引先との情報共有にもおすすめです。

まとめ

オンラインストレージは、どのサービスを選ぶかによって機能や操作性が異なります。既に何らかのストレージを導入している企業は多いと思いますが、その利用に不満がある場合には、見直しを検討するのもひとつの方法でしょう。

オンラインストレージは、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。そのためには、サービス選定の前にまず、ストレージ導入の目的や実現したいことを明確にするようにしてください。


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