おすすめのDXに役立つツール一覧｜失敗しない選定時のポイントも紹介

こんにちは。新規事業の開発や既存業務の効率化などに使える補助金・助成金の無料診断 / 申請支援を行う『補助金サポート』を提供しているクラウド軍師運営チームです。

企業がDXを実現するためには、IT・デジタルツールの導入が欠かせません。目的に応じたツールを活用していくことで、DXは進み、業務も効率的にされていきます。
では、DXのために用いられるツールには、どのようなものがあるのでしょうか。
今回は業務効率化を実現するDXツールの種類を、具体的な製品を挙げながら一覧でご紹介していきます。

DXとは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、「企業がデジタル技術やデータを活用しながら、ビジネスモデルや業務プロセス、社内風土までもを変革し、市場における自社の競争力を向上させること」を指します。
競争が激化し、人手不足も深刻化している現代社会において、企業のDX実現は喫緊の課題です。
また、「2025年の崖」と呼ばれる問題が目前に迫っていることも、DXが急がれる理由のひとつ。これは、「各企業が複雑化・ブラックボックス化しているレガシーシステムの問題を解決し、DXを実現できなければ、2025年以降、現在の3倍に及ぶ年間最大12兆円もの経済損失が発生する恐れがある」という問題です。これを避けるためにも、企業はツール等を利用し、DXを積極的に進めていく必要があります。

業務効率化に用いられるDXツール一覧

ここからは、業務効率化そしてDXの実現に役立つ以下のデジタルツールについて解説していきます。

それぞれどのようなツールなのか、実際の製品を例に挙げながらみていきましょう。

1.電子決裁システム

電子決裁システムとは、決裁フローを電子上で完結できるシステムのことです。これを利用すれば、これまで紙ベースで行われてきた従業員の申請や起案に対する許可・不許可の処理は、パソコンやスマートフォンを用い、デジタルベースで行うことができます。
電子決裁システムは、場所や時間に左右されない柔軟な決裁体制を実現します。また、紙の書類と異なり、「どこで決裁が止まっているかわからない」ということがないため、決裁フローをスピーディーにすることも可能でしょう。
さらには、データ管理により、決裁書類の管理の手間を削減することもできます。

GMOグローバルサイン

GMOグローバルサインは、国内シェアNo.1の電子署名システム。電子証明書と認証サービスで、効率的かつ安全に、ビジネスの決裁・契約をサポートします。
電子署名機能では、セキュアな文書管理が可能。電子文書の改ざんを防止し、各種法令にも対応可能です。
また、信頼度の高い電子証明書と確かな身元識別機能によりなりすましを防止し、安全な電子決裁・契約を実現します。
機能だけでなく、サポート体制や保証も充実しているので、システム利用に慣れない組織にもおすすめです。

2.ワークフローシステム

ワークフローとは、業務の一連の流れのこと。ワークフローシステムとは、ワークフローにおいて生じる手続きを電子化するシステムのことです。
例えば、経費の精算では、経費申請書の作成・申請・承認の手順が発生しますが、ワークフローシステムではこれらの手順をシステム上で一元管理することができます。電子上で承認や決裁が可能になるという点では、先述の電子決裁システムとも似たツールだといえるでしょう。
ワークフローシステムで業務のあらゆる手続きを一元的に管理することができれば、手続きのスピードは上がり、業務は効率化されます。
また、業務ルールの遵守や情報の強固な管理にも、このシステムは有効です。

SmartDB

SmartDBは、大企業向けのワークフローシステム。現場主体での、業務プロセスの完全デジタル化を実現します。
ワークフローは自由自在に設計可能。入力フォームの柔軟性も高いですが、一方で堅牢性も保持しており、使いやすさとセキュリティを両立します。
また、承認・操作のログ管理機能も搭載していて、「いつ誰が承認・操作したのか」を明確に記録できるので、ミスや不正防止にも有効です。
SmartDBには、Webデータベース機能も有り。あらゆるデータを蓄積し、情報共有ツールとしても活用できます。

3.IDaaS

IDaaS（アイダース）とは、クラウド型のID管理システムのことです。このシステムでは、業務等で使用する複数のWebサービスのIDやパスワードを管理し、従業員のID・パスワード管理の負担やリスクを軽減することができます。
また、IDaaSには、一度のログインで複数のWebサービスへのログインを可能にするSSO（シングルサインオン）やアクセス権限の設定を行えるアクセス制御、より強固な認証を叶える他要素認証といった機能が搭載されています。
現代ビジネスでは、複数のWebサービスを利用するのが主流です。IDaaSは、そのサービス利用をシームレスで効率的に、そしてセキュアにするシステムです。

jugaa

jugaaは、ビジネス向けのパスワード管理ツール。コスパの良さと使いやすさで評価されるIDaaSです。
ID・パスワード管理 に加え、SSOやアクセス制御機能を持つこのツールでは、月額100円〜全ての機能を利用可能。業界最高水準のコスパで、ID・パスワード管理を楽でセキュアにし、業務効率化を実現します。
また、ほとんど全てのツールとの連携に対応できる点も特徴。連携していないツールは、手動での登録に対応しています。
マイナーなツールにも対応できる点は、jugaaの大きな魅力でしょう。

4.Web会議システム

Web会議システムとは、オンライン上での会議や商談を可能にするシステムのこと。特別な機材を用意する必要はなく、パソコンやタブレット、スマートフォン等の画面を通し、相手と顔を合わせながら、会話を行うことができます。
Web会議システムは以前から存在していましたが、それが急速に普及したのは、コロナ禍でしょう。このシステムは、テレワークを支える重要なツールとなりました。
現在においても、柔軟で効率的な働き方を可能にする手段として、Web会議システムは広く活用されています。

Google Meet

Google Meetは、Googleが提供するWeb会議システムです。このシステムを使えば、1対1またはグループで顔を見ながら話をすることができます。
GmailやGoogleドキュメント、スライド、カレンダーといった複数のGoogle Workspaceのアプリと連携している点が、Google Meetの大きなポイント。これにより、他のアプリを活用しながら、効率的に会議を進めることができます。
また、録音や文字起こし、エフェクト機能等も有り。
基本機能を無料で利用できるGoogle Meetは高機能であるだけでなく導入もしやすいことから、多くの企業で活用されています。

5.タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、タスクやプロジェクトを一元管理できるツールのこと。プロジェクト管理ツールとも呼ばれます。
このツールでは、個人のタスクや組織で行うプロジェクトの全体像、その目標、進捗等を可視化し、ツール上で管理することが可能です。これにより、現在の状況や次にすべきことが明確に把握できるようになれば、業務は効率化されるでしょう。
また、タスクの遅延や忘失も防ぐことが可能です。
さらに、タスク管理ツールには、情報共有機能が搭載されていることも多いため、組織内でのコミュニケーションツールとして活用することもできます。

trello

trelloは、チームのプロジェクト・タスクを効率的に管理できるプロジェクト管理ツール。タスクやチームメンバー、ツールを一元管理することで、生産性向上を目指せます。
このツールでは、「誰が何を行なっているか」「今何をすべきか」を一目で把握することが可能です。チームメンバーの状況を把握しながら、自身のタスクを確実にこなしていくことができます。
タスク管理だけでなく、ミーティングやオンボーディング、ブレーンストリーミング等、さまざまなワークフローに対応。
長期的なタスク設定もできるので、週次・年次計画として使用することも可能です。

6.ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、ビジネス向けのチャットツールのこと。社内外の人と、チャット形式で連絡を取ることができるものです。
従来、社内外でのやり取りには、メールが用いられてきました。しかし、メールでは長々とした挨拶文を記載したりCCやBCCを用いたりと、余計な手間が多くなってしまいます。
チャット方式のビジネスチャットであれば、このような手間は不要で、手短に要件を相手とやり取りすることが可能です。
また、ビジネスに特化した機能が搭載されていたりセキュリティが強固だったりする点も、ビジネスチャットを利用するメリットでしょう。

slack

slackは、代表的なビジネスチャットアプリのひとつです。
気軽に連絡を取り合えるのがビジネスチャットの魅力ですが、slackでは、チャンネルと呼ばれる専用のスペースで必要な人と会話をし、その内容を整理することができます。チャンネルには誰でも参加できる「パブリック」と限られた人しか参加できない「プライベート」の設定があるため、透明性や秘匿性の確保に柔軟に対応可能です。
slackは、連携性および柔軟性の高さから、多くのビジネスシーンで利用されています。そしてその利用にあたっては、組織の生産性が47%上がったという結果も出されています。

7.ファイル管理ツール

ファイル管理ツールとは、業務で使用するファイルを一元管理できるツールのこと。ストレージサービスとも呼ばれます。
ファイル管理ツールはクラウド型のものが主流です。インターネットを経由して、複数人でファイルを共有することができるため、テレワークにおける共同作業に役立ちます。
また、大容量のファイルでもスムーズに保存できたり誤った上書きや削除、紛失のリスクを低減できる点も、このツールの特徴。効率的なファイル管理も実現します。

Google ドライブ

Googleドライブは、Googleが提供するクラウドストレージサービス。ファイルを保管し、メンバーと共有することができます。
クラウドサービスなので、インターネットに接続するデバイスとインターネット環境さえあれば、いつでもどこからでもアクセスすることが可能。
ドキュメントやスプレッドシート等とも連携しており、ビジネスにおける共同作業をシームレスにします。
また、マルウェアやスパム、ランサムウェア等のウイルスに対する保護機能も搭載。クラウドサービスであるため、デバイスへのリスクも抑制し、安心してファイルを保存することができます。

8.名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺を一元管理できるツールのことです。受け取った名刺の情報をデータ化し、整理して、ツール上で管理することができます。
名刺のデータ化にあたっては、多くの場合わざわざ手入力する必要はなく、写真撮影やスキャナーによる情報の読み取りが行われています。
特に名刺交換の機会が多い人にとって、名刺管理は大きな負担になり得るものです。しかし、このツールを活用すれば、名刺管理は楽で正確になります。これは、ビジネス機会の喪失防止にも有効でしょう。

Wantedly people

名刺管理ツールであるWantedly peopleでは、名刺管理の手間を大幅に削減することが可能。10枚までの名刺を1回の撮影で同時に読み込み、瞬時にデータ化します。データは連絡帳に追加され、いつでも検索し、活用することができます。
また、取り込んだ名刺のデータから、相手のさらなる情報を収集することができる点も、このツールの魅力。転職・昇進・移動等の最新情報も随時更新します。
全ての機能は無料。コストをかけずに名刺管理を効率化したい企業に適した名刺管理ツールです。

マーケティングに用いられるDXツール一覧

次に、マーケティング業務に活躍する以下のDXツールをご紹介します。

各ツールについて、実際の製品を挙げながら、詳しくみていきましょう。

1.CRMツール

CRMは、Customer Relationship Managementを略した言葉で、日本語では「顧客関係管理」と呼ばれます。これは、顧客との良好な関係を保つための管理業務のこと。それをサポートするのが、CRMツールです。
CRMツールでは、既存顧客の情報を管理しデータを分析して、継続的に最適なアプローチ（メルマガ等）を行ない、関係を維持します。これにより、顧客満足度・エンゲージメントの向上やクロスセル、アップセルを実現することが、CRMの目的です。

Salesforce（Sales Cloud）

Salesforceは、世界中の企業で導入されている代表的なクラウド型CRMツール。顧客情報や接点を一元管理し、データを分析・蓄積します。
SFA機能も備わっているため、商談から成約、その後のフォローまでをひとつのツールで完結させることが可能。
AIも搭載されており、柔軟なデータ活用を実現します。
セキュリティやサポートも充実しており、安心して導入することができます。

2.MAツール

MA（Marketing Automation）ツールとは、マーケティングを自動化するツールのことです。
企業が顧客に商品やサービスを提供するには、マーケティングが欠かせません。MAツールには、さまざまなマーケティング機能が搭載されており、作業を自動化し、担当者の負担を軽減させることができます。
MAツールに搭載されているマーケティング機能としては、メールやLINE、広告、アプリ通知、SNS運用等があります。このツールでは、分析やスコアリングをもとにこれらの手法を使い分け、各リードに最適なアプローチを行って、受注確度を高めることが可能です。

Adobe Marketo Engage

Adobe Marketo Engageは、Adobeが提供するMAツールです。豊富なマーケティング機能により、新規顧客の獲得から既存顧客のロイヤルティ向上までをサポートします。
このツールでは、AIにより顧客をセグメントし、それをもとにパーソナライズしたアプローチを実施することが可能。メールやSNS、イベントなど、オンオフ両方のチャネルから顧客との接点を作り出し、効果的なリードナーチャリングを行えます。

3.SFAツール

SFA（Sales Force Automation）は、日本語で営業支援ツールと呼ばれ、営業に関する情報を一元管理し、その活動をサポートするツールです。組織内のあらゆる営業情報をツール上で管理して共有することで、効率的な営業活動を実現します。
先述のMAツールで受注確度を高めたリードを受け継いで管理・アプローチし、成約へと結びつけるのが、SFAの役割です。
SFAに搭載されている機能としては、顧客管理や商談管理、案件管理、予実管理等があります。
また、個人のスケジュールや実績管理も、ツール上で行うことが可能です。

kintone

kintoneは、ノーコードで簡単に業務アプリを作成し、一元管理できるツール。案件管理や顧客管理、見積書作成など営業関連機能も豊富であるため、SFAツールとしても活用できます。
低価格でカスタマイズもしやすく、手軽に導入・運用ができるのが、このツールの魅力です。
kintoneには「SFAパック」が用意されているので、SFAとして使用する場合にはこれを利用するのがおすすめ。効率的なSFAの導入が叶います。

4.RPA

RPAは、Robotic Process Automationを略した言葉で、ロボットを用いた自動化ツールのことを指します。RPAでは、これまで人の手で行っていた作業をロボットに任せ、自動化することが可能です。
ただし、基本的に対応できるのは単純な反復・定型作業のみ。定型的な事務作業であれば、RPAによって完全自動化することも可能でしょう。
RPAは、人手不足の解消に有効な手段として、注目を集めています。その利用により一部の業務を自動化できれば、企業は削減された人材をコア業務に集中させ、生産性を高めることができます。

WinActor

WinActorは、NTTグループが提供するRPAツール。このツールでは、ロボットを用いた自動化により、定型作業にかかる時間やコストを削減することができます。
対象となるのは、Windows上で操作できるアプリや個別の業務システムによる作業。WinActorは、これらをワークフローとして習得し、自動化します。
WinActorの導入により、企業は作業量や人員に関わらず安定的な稼働を実現でき、さらにヒューマンエラーも防ぐことが可能。既存のシステムを活用できるので、導入に手間もかかりません。

5.ERP

ERP（Enterprise Resource Planning）とは、日本語で統合基幹業務システムと呼ばれるデジタルシステムのことです。
ERPでは、企業の基幹業務に関する情報を統合し、一元管理することができます。この基幹業務に含まれるのが、会計や販売、生産、総務、人事等。会社運営の基盤となるこれらの情報を一元化させることで、各業務を効率化させ、またあらゆる情報を経営戦略に反映させていくことが、その目的です。

ZAC

ZACは、ベンチャーから大手企業まで幅広い企業に導入されているクラウド型のERPシステムです。販売管理や勤怠管理、工数管理、経費管理等、搭載機能が多く、企業の基幹業務をシステム上にまとめ、効率的に運用することができます。
また、リアルタイムでの損益管理はもちろん、データをもとにした数ヶ月先の正確な利益予測も可能。
電子申請やワークフローにも対応しており、これらの一元管理による内部統制の構築にも効果的です。

6.CMS

CMSとは、Contents Management Systemの略で、日本語ではコンテンツ管理システムと呼ばれます。このシステムでは、画像やテキスト、レイアウトデータ等、Webサイトのコンテンツを構成するものを保存・管理し、Webサイトの作成を簡易化することが可能です。
CMSを利用すれば、保存されているデータをもとに、Webサイトを簡単に構築することができます。プログラミング言語等の専門知識がない人でもWebサイトの構築・運用が可能なので、Webサイトでの情報発信のスピードや頻度を上げることもできるようになるでしょう。

WordPress

WordPressは、多くのWebサイト構築の基盤として使われているCMSです。
Wordpressでは、簡単な操作で思い通りのデザインを実現することが可能。直感的なブロックエディターが搭載されているため、更新・編集もスムーズに行えます。
5万種以上のプラグインに対応しており、拡張性は無限大。
基本機能は無料で利用できるため、Web構築・運用のコストを抑制したい企業にもおすすめです。

7.BI

BI（Business Intelligence）とは、データを経営における意思決定に役立てること。そのためのツールを、BIツールと呼びます。
このツールは、企業が保有する膨大なデータを収集・蓄積・分析・可視化して提供し、データドリブンな経営をサポートするものです。データの収集・蓄積・分析・可視化を自動で行えるため、BIツールを導入すれば、企業は手間をかけずにビジネスインテリジェンスを実現できます。

Tableau

Tableauは、誰もが理解できるデータ運用をサポートするBIツール。データドリブンな経営を実現し、意思決定を加速させます。
Tableauはデータ管理、データガバナンス、ビジュアル分析とデータのストーリーテリング等豊富な機能を有し、信頼性の高い分析と視認性の高いデータビジュアライズを実現します。
また、ドラッグ&ドロップを中心とした操作性の高さもこのツールの魅力。直感的にツールを操作できるため、従業員による積極的な活用が見込めます。

DXツールを選ぶ際の4つのポイント

最後に、DX実現のためのツールを選択する際に注意すべき4つのポイントをご紹介します。

【ポイント①】社員のスキルに見合ったものを選ぶ

導入したDXツールを実際に使うのは、現場の社員です。
ツールの仕組みが複雑で、社員のスキルや現場の状況に合っていなければ、せっかく導入してもツールは積極的に使用されません。それでは費用対効果は下がり、業務効率化も実現できないでしょう。
これを避けるためにも、ツールは社員のスキルや現場の状況に合ったものを選ぶことが大切です。

【ポイント②】導入しやすいものを選ぶ

導入のしやすさも、ツール選定で重要視すべきポイントのひとつです。導入にかかるコストや時間、手間はもちろん、自社で利用している既存ツールとの連携が可能か、サポート体制が充実しているか等の点も、しっかり確認するようにしましょう。
サポート体制が充実しているツールを選べば、導入時だけでなく、運用後もサポートを受けられ、安心してツールを利用できます。

【ポイント③】操作性の良いものを選ぶ

業務で日常的に使用するデジタルツールは、操作性に優れていなければなりません。操作性の悪いツールは、業務を非効率化させてしまいます。
また、操作性が悪いツールは、現場の従業員の負担にもなるでしょう。
導入するツールは、操作性にもこだわって選択することが重要です。

【ポイント④】トライアルできるものを選ぶ

デジタルツールは、実際に使用してみないとその操作性がわかりません。導入してから操作性の悪さに気づいても、ツール導入にかけたコストは戻ってこないでしょう。
このような失敗を避けるために重要なのが、トライアルが設けられているツールを選択すること。トライアルによって、購入前に実際の操作性を確認できれば、ツール導入に失敗することはありません。
トライアルの有無やその期間はツールによって異なるので、よく確認するようにしましょう。

DXのよくある失敗事例について「DXの失敗事例から学ぶ｜成功させるためのポイントを徹底解説 」で解説していますので、参考にしてください。

まとめ

DXを実現するツールには、さまざまな種類・製品があります。
その選定にあたっては、必ず「自社の課題を解決すること」を目的にするようにしましょう。ツール導入自体を目的としてしまうと、実際の業務とツールの機能、必要性の間にズレが生じ、かえって業務が非効率になって、DXを実現できない可能性があるためです。
「課題に合ったツール導入」が、DXを進めるための重要なポイントだといえるでしょう。