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入退室管理は、企業にとって重要な管理業務のひとつです。正確な入退室管理を行うことで、企業はオフィスの安全性を確保したり、効率的に従業員の勤怠を管理したりすることができます。

とはいえ、人の手を使ったアナログな方法では、正確な入退室管理は行えません。管理ができたとしても、その業務には手間も時間もかかってしまいます。

そこで活用したいのが、入退室管理システム。オフィスの入退室管理を正確で効率的にするこのシステムは、実際に多くの企業で導入されています。
今回は、入退室管理システムの導入メリットや選び方とともに、おすすめのシステムを挙げ、その特徴をご紹介します。

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入退室管理システムとは

従業員の入退室を管理できるシステムを、入退室管理システムと呼びます。

従来、入退室の管理は、鍵の貸し借りとその記録によって行われていました。しかし、この方法では実際に鍵を使った人が誰なのか把握しにくく、紛失の恐れもあり、安全性を十分に確保できません。また、鍵の貸し借りの記録にも手間がかかり、これが生産性を下げる要因にもなっていました。

入退室管理システムでは、ひとつの鍵を管理するのではなく、事前に登録された各従業員のICカードやスマートフォン、指紋などで認証・解錠を行い、入退室を管理します。これにより、「誰がいつどの部屋に入退室したのか」ということが明確にわかるようになり、スムーズな入退室や入退室の制限も可能になりました。

このシステムは、実際に多くの企業や施設で活用されています。

入退室管理システム導入のメリット

入退室管理システムの導入により、企業は次の3つのメリットを得ることができます。

①セキュリティ強化
②効率的な勤怠管理
③コスト削減

それぞれのメリットについて詳しくご説明します。

①セキュリティ強化

入退室管理システムの導入は、外部からの脅威抑制にも内部からの脅威抑制にも効果的です。

入室制限機能を利用すれば、企業は外部の人や入室を許可されていない従業員の入室を防止することができます。また、入室を許可されている従業員についても、誰がいつ入退室したかが明確に記録されます。
このような機能は、情報や備品の持ち出しなどといった不正に対する抑止力になるでしょう。

②効率的な入退室・勤怠管理

このシステムを利用すれば、従来の鍵の貸し借りのような手間のかかる入退室管理業務は不要になります。入退室を行う従業員もそれを管理する担当者も、効率的に業務を進めることができ、生産性向上が期待できます。

また、システムを勤怠管理にも活用することで、正確で効率的な労務管理も行えるようになります。

③コスト削減

システム導入により、入退室業務や勤怠管理業務は一部自動化され、効率的になります。これにより、企業は従来の管理業務にかけていた人員や時間を減らし、コストを削減することが可能です。

また、それまで管理業務に携わっていた従業員をコア業務に集中させることで、さらなる生産性アップを狙うこともできます。

入退室管理システムの選び方

入退室管理システムとしてリリースされている製品は多数あります。その中から導入するシステムを選ぶ際には次の4点に注目し、自社のニーズと比較する必要があります。

・目的の実現
・認証方法
・コスト
・他システムとの連携

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

目的の実現

システム導入にあたっては、まずその目的を明確にしておくことが大切です。例えば、「勤怠管理に利用したい」「入退室した個人を把握できるようにしたい」「細かな入退室制限を行いたい」など。
その上で、目的を実現できる機能を有したシステムを選ぶようにしてください。

システムごとに機能は異なるので、それぞれの機能についてもよく確認しておきましょう。

認証方法

一般的な認証方法には、ICカード認証やスマートフォン認証、テンキー認証（暗証番号）、生体認証（指紋認証や顔認証）などがあります。
入退室管理システムによって対応している認証方法は異なるため、自社の希望する認証方法に対応しているシステムを選ばなければなりません。

ただし、認証方法によって利便性やセキュリティ強度、導入コストは異なります。
例えば、スマートフォンを所有していないとスマートフォン認証は使用できませんし、テンキー認証は漏洩のリスクがあります。また、生体認証は導入コストが高くなる傾向にあります。

認証方法を組み合わせることも可能なので、自社のニーズに合ったものを選びましょう。

コスト

入退室管理システムの利用には、導入にあたっての初期費用や運用費用がかかります。
かかるコストはシステムによって異なるため、費用対効果や予算を踏まえ、複数のシステムの見積もりを比較した上で、導入するシステムを選ぶようにしてください。

他システムとの連携

入退室管理システムは、既存の勤怠管理システムやセキュリティシステムと連携可能なものも多いです。導入システム選定時には、自社で使用しているシステムとの連携が可能か確認しましょう。

勤怠管理システムとの連携が可能になれば勤怠管理業務はより効率的になります。また、セキュリティシステムとの連携によりセキュリティ強度の向上も期待できます。

おすすめの入退室管理システムを比較

ここからは、おすすめの入退室管理システムを7つ挙げ、その特徴をご紹介します。

bitlock PRO

bitlock PROは、今ある扉に取り付けるだけの入退室管理システム。約99%のサムターンに対応しており、時間や手間をかけず、スムーズなシステム導入が叶います。

解錠方法は12種類あり、ユーザーごとに異なる権限付与が可能。管理はクラウドから行えます。

初期費用0円、月額税込5,000円〜というリーズナブルな価格設定も魅力で、通常コストがかさむ顔認証の導入も低コストで行えます。
参考：https://workspace.bitkey.jp/pages/products-bitlockpro

SecureFrontia X

SecureFrontia Xは、ICカードによって入退室管理を行うシステム。
日本語に対応し、障害に強いこのシステムは、管理機能や拡張機能が豊富で、ニーズに合ったシステム構築が可能です。拡張機能によって認証方法を複数組み合わせ、セキュリティをより強固にすることもできます。

また、勤怠管理システムはもちろん、複合機の利用や社員食堂のキャッシュレス決済など多様なシステムと連携することもでき、より便利で効率的な環境整備に役立ちます。
参考：https://www.necplatforms.co.jp/solution/security/sfx/outline.html

Akerun

Akerunは、導入者数No. 1を誇るクラウド型入退室管理システムです。既存のドアに貼り付けるだけで設置できるため、工事の必要がなく、即日利用を開始できます。
解錠には、普段使用しているICカードや社員証、スマートフォンを利用することができ、入退室の記録はデータベースに蓄積されます。

Web管理ツール「Akerun Connect」を利用すれば、入退室管理は簡単。場所や時間に縛られず、柔軟に管理業務を行えます。
サポートが手厚く、24時間問い合わせを受け付けている点もポイント。
参考：https://akerun.com/entry_and_exit/

SECURE AC

SECURE ACは、入退室管理と勤怠管理を一元的に行えるシステムです。

このシステムでは、カードや指紋、顔などで認証を行い、扉ごとに入退室を管理します。また、入退室記録を勤怠記録に設定することも可能。複数ある拠点のデータもまとめて管理でき、さらに電動シャッターや自動ドアと連携させ、施設管理を行うこともできます。

幅広い規模に対応可能で、中小企業やスタートアップ企業の導入も増えています。
参考：https://secureinc.co.jp/solution/pass.html

ALLIGATE

ALLIGATEは、セキュリティ専業メーカーが手がける入退室管理システム。高機能・ハイセキュリティ・万全のサポートを強みとするサービスです。

入退室はスマホアプリやICカードででき、ログ確認や管理は全てクラウド上で行えます。
設置には工事が必要ですが、引き戸や自動ドア、ガラス扉など多様な扉に対応。簡単に取り外しできないことで、堅牢なセキュリティを実現しています。

このシステムは、勤怠管理システムや人事労務システムとの連携が可能なので、業務効率化を目指す企業にもおすすめです。
参考：https://alligate.me/

カギカン

カギカンは、入退室管理機能のあるスマートロック。スマホアプリやICカード、PINコードなどの解錠方法に対応し、Webから解施錠履歴とドアの入退室履歴を管理することができます。オートロック機能があるので、鍵をかけ忘れる心配もありません。

取り付けは貼り付けるだけと簡単で、最短3営業日で導入可能。低コストで運用できる点も魅力で、利用開始月は無料で利用できます。
参考：https://kagican.jp/

Webvisor 入退室管理システム

Webvisorは、株式会社日立システムが提供するシステム。入退室とカメラ映像を連携させることで強固なセキュリティを実現するため、外部からの危険抑止や内部統制に役立ちます。

システムの内容は業種や規模、ニーズに合わせて提案可能で、場所によって複数の認証を組み合わせセキュリティレベルを上げることもできます。

また、ハンズフリーでの入退室も設定可能。両手が塞がりやすい工場や物流の現場、医療機関などにも取り入れやすいシステムです。
参考：https://www.hitachi-systems.com/solution/br/webvisor/webvisor_smb/index.html

まとめ

入退室管理システムは、オフィスのセキュリティ強化と管理業務効率化に有効なシステムです。
この導入により、企業は不正リスクを低減させることができ、コスト削減を目指すことも可能になります。
また従業員にも、スムーズな入退室により、面倒な鍵の貸し借りの手間から解放されるというメリットがあります。

入退室管理システムには多くの種類がありますが、それぞれ機能やコストは異なります。システム選定時には、各システムの特徴を把握し、自社のニーズに合ったものを選ぶようにしましょう。

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