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請求書発行業務は、ビジネスにおいて欠かせないものです。しかし、取引情報に基づいて請求書を作成し、取引先に送付するこの作業には手間が多く、人的ミスも起こりやすいという課題があります。
そんな課題を解決するのが、請求書発行システム。
このシステムを活用すれば、請求書発行業務はより効率的で正確になります。
今回は、既存の請求書発行システムの中からおすすめのシステムを挙げ、その特徴をご紹介します。
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請求書発行システム導入のメリット
請求書発行システムを導入することで、企業や従業員は多くのメリットを得ることができます。
請求書発行システムに期待できる主なメリットを3つ見ていきましょう。
請求書発行・送付の作業時間の短縮
請求書発行システムの導入は、請求書の発行や送付業務を効率化するのに有効です。
このシステムでは、テンプレートが用意されていたり取引データを自動入力したりできるため、一から請求書を作成する手間は必要なく、発行から送付、その後の管理まで、システム上で一元的に実行することができます。
これにより作業時間が短縮されれば、従業員の事務負担は減り、人員をコア業務に集中させることも可能になるでしょう。
人的ミスの防止
手作業で請求書の発行や送付作業を行なっていると、どうしても人的ミスが起きてしまいます。請求書に関するミスは大きなトラブルに繋がり兼ねず、またミスが業務を圧迫する可能性もあります。
請求書発行システムを使えば、人的ミスは大幅に減らすことができます。例えば、自動化機能を使えば入力ミスを防げますし、可視化機能を使えば進捗を確認して送付失念を防ぐことも可能でしょう。
システム導入による人的ミスの削減は、業務効率や会社の信頼性にも影響します。
コスト削減
紙の請求書を発行し送付するには、紙代や印刷代、切手代等のコストがかかります。また発行・封入作業やその後の管理作業に手間がかかるため、人的コストも嵩むでしょう。
請求書発行システムを活用すれば、請求書の発行・送付・管理はシステムを通してデータで行うことができます。これにより、紙を印刷して郵送する手間はなくなり、紙の請求書のやり取りでかかっていたコストを削減することが可能です。
請求書発行システムを選ぶ際のポイント
請求書発行システムは、多くのベンダーからリリースされています。搭載されている機能や特徴はシステムによって異なるため、導入時には自社に合うシステムを選ばなければなりません。
自社に合う請求書発行システムを選ぶために重視したいポイントは、次の4つです。
・取引先へのサポート体制が整っているかどうか
・セキュリティ体制が万全かどうか
・既存システムと連携できるかどうか
事業形態によって、必要とする請求書関連帳票や機能は異なります。まずは、自社が必要とする帳票や機能を備えているかどうかに注目して、システム選定を行いましょう。
その際には、最初に「請求書発行システムで何を実現したいか」という目的を明確にしておくことが大切。システム選定は、この目的と照らし合わせながら進めます。
また、サポート体制やセキュリティの手厚さに注目することも重要です。
特に請求書発行システムは自社だけでなく取引先にも影響するため、取引先に対するサポートを用意しているシステムを選ぶと安心でしょう。
さらに、請求書発行システムは外部システムとの連携により使い勝手が増します。CRMや販売管理システム等と連携すれば、より高度な請求書の自動作成が可能になるでしょう。
より効果的に請求書発行システムを利用するなら、既存システムや導入予定システムとの連携可否についても確認しておくようにしてください。
おすすめの請求書発行システムを比較
ここからは、おすすめの請求書発行システムを9つ挙げ、「請求書の発行数が少ない事業者向け」「大量の請求書発行業務を効率化したい事業者向け」「請求書発行以外の業務も効率化したい事業者向け」「売り上げの管理・分析まで行いたい事業者向け」と4つに分類して、その特徴をご紹介します。
請求書の発行数が少ない事業者向け
まずは、請求書の発行数が少ない事業者におすすめのシステムを2つご紹介します。
Misoca
Misocaは、見積書・納品書・請求書・領収書・検収書等の帳票を作成、送付し管理できるツール。見積書から請求書へ、請求書から領収書へと、データを自動変換でき、帳票作成の手間とリスクを低減します。
請求書の自動作成予約や売上レポートの作成、外部システム連携等、基本的な機能が揃っているこのツールは、月間請求書数5通までなら無料プランを利用することも可能。請求書数の少ない企業におすすめです。
【特徴】
・データの自動変換で見積書や請求書を自動作成
・月間請求書数5通までなら無料プラン利用可能
【費用】
要問い合わせ
無料プラン有り
【URL】
https://www.misoca.jp/index.html
INVOY
累計登録者数90,000人を超えるINVOYは、請求書発行業務だけでなく入出金管理まで行えるシステムです。請求書を発行すると同時に口座も管理して、入出金や残高情報を確認することができます。
特徴は、直感的な操作が可能なシンプル設計。請求書の発行もその後の管理も、簡単な操作で行えます。スマートフォンからの操作の可。
1人用のフリープランなら、料金プランは0円です。
【特徴】
・スマホからの簡単操作で業務効率アップ
・1人での利用なら無料のフリープランでOK
【費用】
月額料金980円〜
無料プラン有り
【URL】
https://www.invoy.jp
大量の請求書発行業務を効率化したい事業者向け
次に、請求書の量が多く、その発行業務を効率化したいという企業におすすめのシステムを2つご紹介します。
BConnectionデジタルトレード
BConnectionデジタルトレードは、NTTコミュニケーションズによるクラウド型請求書電子化支援サービス。請求書関連業務をデジタル化し、受取・発行業務を一元管理します。
このシステムでは、データでの取引・管理により、大量の請求書も手間をかけずに処理することが可能。大変な押印やファイリングは必要ありません。
月間受取請求書数100枚までに対応する初期費用・利用料無料のフリープランがあるため、取引先に導入してもらいやすいのもポイントです。
【特徴】
・受取と発行、両方の業務を一元管理して効率化
・月間受取請求書数100枚までのフリープラン有り
【費用】
要問い合わせ
フリープラン有り
【URL】
https://www.ntt.com/business/services/application/crm-dm/bconnection.html
SVF Cloud（エスブイエフ クラウド）
SVF Cloudは、国内シェアNo.1のクラウド帳票サービス。帳票をセキュアなクラウド上で運用し、作成・出力・配信します。
帳票はノンプラグラミングで設計可能。豊富なサンプルや柔軟なレイアウトで、ニーズに合った帳票を簡単に作成することができます。
また、出力形態も豊富で、電子ファイル出力からWeb配信、郵送にまで対応しています。
利用料は帳票出力枚数によって異なります。
【特徴】
・ノンプラグラミングで柔軟な帳票設計
・電子ファイルから郵送まで豊富な出力形態に対応
【費用】
月額料金30,000円〜
【URL】
https://www.wingarc.com/product/svfc/detail.html
請求書発行以外の業務も効率化したい事業者向け
請求書発行システムには、請求書発行以外の業務をサポートするものも存在します。おすすめは、次の4つです。
BtoBプラットフォーム 請求書
請求書の受取・発行双方の業務効率化をサポートするBtoBプラットフォーム 請求書。ただ受取・発行を行う機能だけでなく、支払通知書機能、督促機能、消込機能、マッチング機能等、周辺業務に関する豊富な機能を搭載しています。
このシステムを活用すれば、クラウド上でのデータのやり取りにより、請求書作成・受領業務を最大90％削減することが可能。
大企業をはじめとした79万社以上の企業に導入される実績もポイントです。
【特徴】
・請求書の受取、発行に加え周辺業務にも対応
・79万社以上の企業が利用する豊富な実績
【費用】
月額料金20,000円〜
初期費用100,000円〜
取引先は無料利用可能
【URL】
https://www.infomart.co.jp/seikyu/
会計freee
会計freeeは、クラウド型の会計ソフト。日々の経理業務や確定申告を効率化するこのソフトには、請求書作成・管理機能も搭載。テンプレートや既存請求書を活用し、簡単な請求書作成を実現します。
受領システムとしても有用性の高いこのシステムは、受領した領収書をスマホで撮影するだけでデータ化可能。
会計から請求書関連まで、一元的に引き受けるツールです。
【特徴】
・請求書作成、管理に対応するクラウド会計ソフト
・受領した領収書はスマホで撮影するだけでデータ化完了
【費用】
月額料金1,980円〜
【URL】
https://www.freee.co.jp
MakeLeaps
「請求業務を、もっとかんたんに。」をコンセプトに掲げるMakeLeapsは、請求関連の業務に対応する請求書発行システム。請求書や納品書といった9種類の書類作成、メールや郵送での送付、入金管理、承認と、請求書作成を中心に多様な周辺業務を担います。
MakeLeaps は、kintoneやSlack、Salesforce等の主要なビジネスツールとの連携が可能。外部システムとデータをシームレスに繋ぐことで、業務の効率化を促進します。
【特徴】
・書類作成、送付、入金管理と周辺業務を網羅
・主要ビジネスツールとのシームレスな連携
【費用】
月額料金800円〜（法人）
無料プラン有り
【URL】
https://www.makeleaps.jp
請求管理ロボ
請求管理ロボでは、自動請求・自動集金・自動消込・自動催促と、あらゆる請求関連業務を自動化する、まさにロボットな管理システム。最初に取引先と請求内容の登録を行っておけば、後はシステムが毎月自動で請求業務を行います。
前月の繰越金を含む請求や前受金の自動取り崩しにもシステムが自動対応し、1万件以上の請求書を捌くことも可能。あると嬉しい便利な機能が豊富に搭載されています。
SFAや会計システムとの連携で、さらに便利な活用が叶います。
【特徴】
・請求関連業務の自動化で作業がラクに
・豊富な機能で繰越金や前受金にも自動対応
【費用】
月額料金10,000円〜
【URL】
https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/
売り上げの管理・分析まで行いたい事業者向け
最後に、請求書発行だけでなく売り上げの管理・分析まで担うシステムをご紹介します。
board
boardは、有料継続率99%以上を誇る中小企業向けの業務管理システム。請求書をはじめとした帳票作成業務だけでなく、その周辺業務や経営効率化までサポートします。
営業管理から見積もり作成、受注管理、納品管理、請求管理、入金・支払管理と、幅広い領域をカバーするのがboardの魅力。分析機能や予測機能を経営施策の立案に役立てることもできます。
書類は案件ごとに管理するため、フリーランスや小規模業者にもおすすめ。
UIはシンプルで使いやすく、誰でも直感的な操作が可能です。
【特徴】
・営業管理から入出金管理、分析まで幅広い領域をカバー
・シンプルで使いやすいUI
【費用】
月額料金980円〜
【URL】
https://the-board.jp
まとめ
業務の効率化は、多くの企業が抱える課題のひとつ。請求書発行ソフトの導入は、この課題の解決を助ける手段のひとつです。
ただし、請求書発行システムを有効活用するためには、自社のニーズに合ったシステム選定を行うことが重要です。
システムによって機能や操作性は大きく異なるため、各システムの情報収集は必ず行い、自社ニーズと比較するようにしましょう。また、実際に利用した方の口コミも参考にすると良いですね。
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