おすすめのグループウェア5選！無料お試しの有無や主要機能も解説

こんにちは。新規事業の開発や既存業務の効率化などに使える補助金・助成金の無料診断 / 申請支援を行う『補助金サポート』を提供しているクラウド軍師運営チームです。

部署内やチームで情報をこまめに共有し活用していくことは、効率的なビジネス推進にとって非常に重要です。
とはいえ、口頭や電話、メール、手書きのメモなどでいちいち情報共有を行うのは手間。必要な情報を必要な人と共有しきれません。

そこで役立つのがグループウェアです。
多様な機能を搭載するグループウェアは、ビジネスにおける情報共有をスムーズにする手段。多くの企業が利用しています。

そこで今回は、機能や導入メリットなどグループウェアについて詳しく解説していきます。おすすめのグループウェアも併せてご紹介するので、導入を検討している方はチェックしてみてください。

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グループウェアとは

グループウェアとは、組織内の情報を一元管理して共有するサービスのこと。グループウェア上で、各社員のスケジュールやタスクなどあらゆる情報を一元管理することにより、社員同士の情報共有を円滑にし、協業を促進します。

グループウェアを利用すれば、口頭や電話、メールなどによる連絡は不要になり、必要な情報を必要な人に効率的に知らせることが可能になります。

また、文書の作成・保存や社員同士のコミュニケーション機能も搭載されており、ビジネスのさまざまな面で活用できるのも、グループウェアの特徴です。

グループウェアの主要機能

グループウェアの主要機能には、下記のようなものがあります。

機能	内容
スケジュール管理	メンバーのスケジュールを可視化し、一元管理する機能
タスク管理	メンバーの抱えるタスクやその進捗を可視化し、一元管理する機能
設備予約	会議室などの設備の予約申請を行う機能
ワークフローシステム	書類を申請・承認・回覧する機能
掲示板	連絡事項を伝えられる掲示板機能
SNS・メール	チャットやメールなど、メンバー同士が手軽にコミュニケーションを取るための機能
Web会議室	オンライン会議機能
文書管理・検索	文書をデータで保存・管理する機能
日報	日報を入力・確認できる機能
メモ・ToDo	メモやToDoリスト作成機能
アドレス帳	メンバーや別部署、取引先などビジネス関連のアドレス帳機能

グループウェアのメイン機能は、メンバーのスケジュールやタスク管理、文書のワークフロー管理などです。これらの機能により、チームや部署全体の状態を可視化し、一元管理できるようになります。
また、SNSやメモ、Web会議室など、必要に応じて柔軟な使い方ができる機能も搭載されています。

ただし、上記機能は一例。グループウェアによって搭載機能は異なるので注意してください。

グループウェアの導入メリット

グループウェアを導入する企業が多いのは、グループウェアの導入によって多くのメリットが期待できるためです。
ここでは、グループウェアの導入に期待できる6つのメリットについて解説していきます。

①円滑な情報共有

グループウェアを利用すれば、グループウェアにスケジュールやタスクの状況を入力するだけで、その情報をチーム全員で共有することができるようになります。
これにより、チームや部署内での情報共有がスムーズになれば、連絡業務がコア業務を圧迫することもなくなるでしょう。さらに、連絡の失念やミスも減らせます。

②業務・現状の可視化

グループウェアのタスク機能を使えば、業務を可視化することができます。
可視化することで、「誰がどんな業務をどれくらい抱えているか」が一目でわかるようになれば、適切な人員の配置や必要な人へのサポートが行え、業務効率の向上が期待できます。

③事務作業の効率化

多くのグループウェアには、ワークフロー機能も搭載されています。
紙の書類による申請・回覧・承認には時間と手間がかかりますが、ワークフロー機能を使えば申請・回覧・承認がグループウェア上で完結。書類作成のテンプレートが用意されているグループウェアもあり、それらを活用することで事務作業を効率化することが可能です。

④場所の制限を受けない

近年のグループウェアはマルチデバイスタイプのものが多く、利用にあたって場所の制限を受けません。Web会議室機能やチャット機能によるコミュニケーションも可能なので、リモートワークにも役立ちます。

⑤ナレッジの蓄積

グループウェアでは、文書や情報をデータとして蓄積することができます。
文書や情報などのナレッジは、会社にとって形のない財産。ナレッジの蓄積は、より良い会社づくりのために欠かせません。

⑥ペーパーレス化によるコストカット

紙の文書を利用した場合、その保存と管理にはコストがかかります。紙の文書の保存場所や管理のための人員が必要になるためです。

しかし、グループウェアによって文書をペーパーレスでやり取りし、そのままクラウドに保存すれば、物理的な保存場所は必要ありません。これにより、書類保存にかかるコストをカットできます。

グループウェアの選定ポイント

グループウェアには多くの種類があり、それぞれ特徴や機能が異なります。自社に合ったグループグループウェアを選ぶには、サービス選定時に以下の点に注目しましょう。

オンプレミス型かクラウド型か

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。

◆オンプレミス型
自社サーバーにシステムを構築するタイプ。
カスタマイズしやすくセキュリティにも優れているが、導入・運用に手間とコストがかかり、使用デバイスに制限がある。

◆クラウド型
ウェブ上のシステムを利用するタイプ。
導入しやすくどこからでもアクセスでき利便性に優れているが、カスタマイズ性は低く、セキュリティに一定のリスクがある。

グループウェアの使い方や目的によって適したタイプは異なります。それぞれのメリットとデメリットをもとに、自社に合ったタイプのグループウェアを選びましょう。

導入目的に合った機能が搭載されているか

搭載されている機能は、グループウェアによって異なります。
まずは自社がグループウェアで可能にしたいことやそのために必要な機能を明確にした上で、各グループウェアの機能を確認し、ニーズに合った機能が備わっているものを選んでください。

操作性に優れているか

操作性も、グループウェア選定における重要ポイント。操作性が悪ければ、せっかくグループウェアを導入してもやがてユーザーに活用されなくなってしまいます。
操作性を正確に確認するには、トライアルプランを利用すると良いでしょう。

費用対効果は高いか

グループウェア導入にあたっては、費用に見合った効果が期待できるかどうかも、よく確認しておきましょう。
グループウェアによって導入費用や運用費用には差があるため、搭載機能や期待できる効果と料金を比較しながら、慎重に選定を進めることが大切です。

まとめ

グループウェアは、業務の効率化に効果的なツールです。グループウェアをうまく活用できれば、情報共有漏れによるミスやペーパーベースの非効率な事務作業を改善でき、社員は柔軟で効率的な働き方ができるようになります。

ただし、グループウェアのメリットを受けるには、自社に合ったグループウェアを導入することが大切。ご紹介したポイントや製品情報をもとに、自社のニーズに合ったグループウェアを選びましょう。

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